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中古ビジネスフォン豆知識/大阪店

ビジネスフォンを購入する際に
必ずと言ってもいいほど

主装置

という言葉を聞きますよね?

今回は、「ビジネスフォンの主装置」について解説していきたいと思います。

それでは解説していく~♪



主装置とは?



主装置とは、複数の外線と内戦を共有して制御できる交換機のことです。

主装置はそれぞれ利用できる外線数内線数上限があります。

また、主装置だけでは外線と内線を制御できず、
「ユニット」という基盤を主装置に設置する必要があります。



主装置の仕組み



ユニットと呼ばれる基盤を主装置の中に組み込むことで

転送」「内線」「電話番号表示などの機能が利用できるようになります。

主装置ごとに上限が設けられており、
外線数やビジネスフォンの接続台数が主装置の上限を超える場合は

「主装置の増設」が必要となります。



主要ユニット



主装置にはユニットと呼ばれる基盤を設置することで、はじめて機能します。
こちらでは主装置に設置される主要ユニットをご紹介致します。

【電源ユニット】
コンセント取り入れた電源を主装置内に供給させる為のユニットです。

【内線ユニット】
企業内に設置されたビジネスフォン間での通話を制御させるユニットです。

【外線ユニット】
外線発信からの着信を指定した電話番号へ着信制御させるユニットです。

【他機能ユニット】
外線発信を指定した端末へ転送制御させるユニットや、
お客様との通話内容を主装置に保存させるユニットなど他機能ユニットの種類についてはさまざまあります。



主装置の法定耐用年数について



法的に定められた耐用年数が法定耐用年数です。
ビジネスフォンの主装置耐用年数6年と定められています。

耐用年数が過ぎたからと言ってビジネスフォンが使えなくなる訳ではないですが
耐用年数を過ぎたビジネスフォンは故障が発生する可能性が高いと言えます。

部品供給が終了した場合、修理や入れ替えをすることが出来ないケースもありますので、機会損失に繋がります。
耐用年数が近づいてきたら、ビジネスフォン業者に相談することを推奨します。



いかがでしたでしょうか?

ビジネスフォンの心臓部と言っても過言ではないほど
主装置が必要な理由を解説していきました。

これから購入される方買い替えを検討されている方
是非こちらのページを参考にしていただければ幸いです。

ではまたの投稿で👋

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こんにちは

今回は電話応対ビジネスマナー”について解説していきます!
新入社員の方も、ベテランの方も再度マナー勉強して
お仕事に役立てください!


以前の【ビジネスフォンの使い方】~基礎編~ブログも参考にされてみてください
👇

それでは解説していく~



【電話応対のポイント


◆電話応対中、メモとペンを準備しておく◆


電話が鳴って慌てない為にも、電話の近くには常にメモ用紙ペンを置く癖をつけましょう。

電話を受けたら、相手の社名氏名は必ずメモを取ってください。

メモの書き方は5W4Hが基本ですが、
必ずしも5W4Hを問いただす必要はありません。

電話を受けた日時電話を受けた人の名前折り返しの有無などの情報をメモしておきましょう。


3コール以内に出る、復唱する◆


基本的に
3コール以内に出るというのが基本です。

3回以上鳴った場合、
「大変お待たせいたしました」と言って電話に出ることです。
意外と忘れがちなマナーと言えます。

また、これも意外と省いてしまいがちなことですが、
伝言や重要なことを聞き取った時に
「復唱」することは大事です。
社名や相手の名前、電話番号、メールアドレスなどは
二度手間にならないようにしっかり確認をしておきましょう。


◆電話でも笑顔で、第一声は明るく


電話に出るときは笑顔で、
第一声は相手に聞き取りやすいよう少し高い声で応対するのがポイントです。

不思議なもので、悪い姿勢はしゃべり方や声のトーン、声質などに現れてしまうものです。
その為、姿勢よく、ちょっと大げさかなと思えるほどの笑顔で話すと、
表情が相手にも伝わり、よい印象を持たれるでしょう。


◆担当者が不在電話中の場合◆



担当者が不在の場合は「〇〇は席を外しております」
電話中の場合は「〇〇は他の電話に出ております」
とざっくりとした状況を伝え、折り返しの連絡をしたほうがいいのかを相手に聞くことが大事です。

折り返す場合には、相手の連絡先都合のいい時間帯なども合わせて確認しましょう。


◆保留を長引かせるのはNG◆


電話機の便利な機能として、「保留」がありますが、ビジネスマナーでは何秒までだと思いますか?

保留にしながら、電話の相手を持たせていいのは、だいたい30秒以内が限度だといわれています!。

もしそれ以上待たせるのであれば、中間報告が必要になるでしょう。


◆転送や保留など電話操作ミスはNG◆


ビジネスフォン操作に慣れていないこと自体も、電話の相手への非常に失礼な行為につながってしまいます。

たまに、保留をしようとして、間違えて電話を切ってしまうというミスが起きます。
ちょっとした操作ミスですが、電話の相手にとっては非常に不快になります。

転送機能や保留機能などは便利である一方、
操作を間違えると大変な損失にも繋がりかねませんのでよく注意する必要があります。




いかがでしたでしょうか?

今回は、ビジネスフォン(ビジネスホン)の
ビジネスマナーについて解説してみました。

対応一つで相手が受け取る印象は大きく変わりますので
しっかり意識して電話対応していきましょう!

それではまたの投稿で👋

 

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「さっきのお客さんとの内容を忘れてしまった💦」
「言った・言わないのトラブルに発展してしまった😢


など電話対応での困りごとは多いですよね!

今回は、「ビジネスフォン(ビジネスホン)の通話録音機能について解説します!

それでは解説していく~~♪



通話録音とは~




かかってきた電話や社員同士の内線通話を録音するシステムのことを言います。

・ビジネスフォン(ビジネスホン)の機能として録音ができるタイプ
既存のビジネスフォン(ビジネスホン)に通話録音システムを追加するタイプ
複数のビジネスフォン(ビジネスホン)を1台の通話録音システムで管理するタイプがあります。

近年では多くの企業がクレーム対策のために通話を録音していることが多いです。



~メリット・デメリット~

通話録音機能を導入することで様々なメリットがあります。

メリット

・大切な会話を聞き漏らさない
・電話対応の品質向上
・クレーム防止になる


デメリット

・導入コストがかかる
・人によっては録音に抵抗がある

導入することでトラブル回避ができるのです!



~通話録音設定方法~




ビジネスフォンで通話録音を設定する際には、工事が必要となる場合があります。

~外付け接続タイプ~

ほとんどのメーカー・機種を問わずに取り付けることが可能。




~ビジネスフォン内蔵タイプ~

現行のビジネスフォンでは、各メーカーのほとんどが、
この通話録音機能を搭載しています。



全通話録音遡り通話録音にするか決め、主装置にデータ設定をします。

電話機にも操作しやすいように電話機に
通話録音開始」「通話録音再生のボタン設定を行います。




いかがでしたでしょうか?

電話品質向上クレーム防止対策として
かなり有効なので

是非、導入を検討してみてください!

それではまたの投稿で👋

 

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あっという間に
もう2月突入!

4月入社に向けて
各社採用が決まって
いる頃かなと思います!

ということで今回は、

まずは新入社員の方に電話応対をマスターしてもらう為
【新入社員用】これだけは知っておきたいビジネスフォンの使い方
3つを超簡単にご紹介します!

それでは解説していく~~♪



外部に電話をかける外線ボタン)


ビジネスフォンで外へ電話をかけるときは、一般の家庭用電話機とは少し違い、
受話器を上げた後に「外線ボタン」を押してからダイヤルボタンをプッシュします。

外線ボタンはビジネスフォンの上部に10〜30個くらい並んでいるボタンで、
契約している電話回線の数に応じて利用できるボタンの数は異なります。


~手順~
受話器上げる→②外線ボタン押す→③お相手の番号を押す


 
内線通話をする(内線ボタン)


内線通話はビジネスフォンのメインの機能のひとつで、
社内の別の電話機と通話するとき(=内線電話をするとき)に使います。
つまり社内電話ってことですね♪

別のフロアや別の建物への電話であっても
内線電話のネットワーク内であれば無料で通話することができるのが特徴です。

主装置に接続されているビジネスフォン電話機にはそれぞれ内線番号が割り振られているので、
社員同士で通話したいときは受話器を上げて内線ボタンを押してから
相手の番号をプッシュすれば社員同士で通話することができます。

また、外線からの電話を別の内線電話機にまわすときはまず「保留ボタン」を押し、
外線通話を保留にしてから転送先の内線番号をプッシュします。
内線通話状態になるので、転送先の相手に用件を伝えて受話器を置くと、
外線は転送先の相手に繋がります。


~手順~
受話器を上げる→②内線ボタン押す→③社内相手の番号を押す



通話を保留する(保留ボタン)


保留ボタンは家庭用電話機にもついているボタンですが、
ビジネスフォンでは非常に利用頻度の高いボタンです。
お客様からの電話を取り次ぐ場合によく活用されます。

メーカーや機種にもよりますが電話機の右下に付いていることが多いです。

主に外線からの電話を別の内線電話に転送するときに使われます。


~保留から転送の手順~
電話をうける→②保留ボタンを押す→
社内相手の番号を押す→④要件を伝えて受話器を置く




いかがでしたでしょうか?

新たに入社される新入社員の方も
ビジネスフォンの基礎を抑えておくことで
自然とビジネスマナーも身についていくかもしれませんね!

それではまたの投稿で👋

 

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「ビジネスフォンって専門用語が多い
💦



というご意見が非常に多いので

今回は、ビジネスフォンの超重要な専門用語を
解説していきたいと思います!

それでは解説していく~~♪



主装置

主装置とは、電話の全ての動作を制御する機器のことです。

外線と内線、または内線間をつなぐ小型の交換機で
少ない回線を多数の内線電話機で共有、交換切換えの役割や、電話帳の番号データ等も記憶する事が出来ます。

心臓部に相当し、主装置なしでは電話はご利用できません。



ユニット

ビジネスホン主装置内には、電話動作に必要な基盤が複数枚差さっており、

それぞれのユニットがビジネスホンに異なる動作をさせる役割を担っています。

オフィスで利用することが多いユニットをご紹介します
👇

内線ユニット・・・電話機を増設するためのユニットで、このユニットから各電話機へ配線します。

外線ユニット・・・
ひかり回線、ISDN回線、アナログ回線をこのユニットに収容し、
外線ユニットから内線ユニットの各電話機へ電話鳴動着信させる機能を持ちます。
回線の種類、回線数、ch数ごとにユニットの種類が異なります。

単体電話ユニット・・・
主装置からビジネスホンの卓上電話機コードレス以外の機器を接続する場合に必要なユニットです。
例えば、FAX、CAT(クレジットカード信用照会端末)、留守番録音装置などを
ビジネスホンから接続する場合に実装します。



ch(チャンネル)



ch数とは、通話数のことで、
アナログ回線では1回線=1ch、ISDN回線では1回線=2chとなります。

例えば、オフィスに100人の従業員さんがいて、
常に100人が外部と通話する可能性があれば100通話分(100ch)必要ですが、

100人中、常に電話できる人数が30人が限界というのであれば、30通話分(30ch)
でよいことになります。



いかがでしたでしょうか?

今回は超重要ビジネスフォン用語解説でした!

新たにビジネスフォン導入を検討されている場合は
上記の用語は理解しておくとですね♪

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皆さん、こんにちは

今回は、

【ビジネスフォンの上手な選び方】


について解説していきます。

ビジネスフォンの導入を検討する場合、
いきなり製品選びを始めるのではなく、次のポイントを抑えることで、
自社に最適なビジネスフォンを見つけることができます。


それでは解説していく~~♪



POINT①
利用台数・通話数を決める


POINT①-1

利用台数を決める

一般的にはデスクの数を目安としてビジネスフォン(ビジネスホン)の利用台数をそろえます。

利用環境により一部異なると思いますが
外勤の方用のビジネスフォンが本当に必要かなどの観点で
利用台数を決めます!


POINT①-2

同時通話数で選ぶ

同時に通話出来る電話線数のことで、外線数チャネル数とも呼ばれています。
ビジネスフォン(ビジネスホン)には
収容可能な外線数の上限が主装置のスペックごとに分けられています。

最初に外線数を決めておかなければ、
希望した外線数分の通話が出来ないなどのトラブルも発生
します。

また、ご利用される電話回線サービスにより外線数やチャネル数が異なります。


 
POINT②
費用を決める


価格別で選ぶ

ビジネスフォン(ビジネスホン)は多数のメーカーが製造しており、
価格に応じてグレードの高い部品が使われています。

現在では中古・新品のこだわり無く価格別でビジネスフォンを選定・導入されている方も増えています。



新品・中古メリットデメリット


【新品】


メリット
・故障の心配が少ない
・最新の機能が利用できる
・保障期間が長い(6年~)

デメリット
・導入費用が中古より高くなる


【中古】


メリット
・導入費用が安い

デメリット
・故障時部品が揃わないことがある

 


 

POINT③
導入後の利用環境を想定する

それぞれのビジネスフォンごとに搭載されている機能が異なります
お客様のご利用したい利用環境に合わせたビジネスフォン選びをしなければいけません。


主な機能一覧



①留守番電話機能
不在時や終業時、休日に着信があった場合の内容を確認したい場合に便利な留守番電話機能。

②通話録音機能
コールセンターなどでお客様との通話内容を随時確認したい場合に便利。

③コードレス電話
デスクだけではなく、オフィス内の好きな場所で通話を行いたい場合に便利なコードレス電話機。

④受付電話機
内線発着信のみ可能でおしゃれな見た目の受付電話機。



いかがでしたでしょうか?

以上のポイントを抑え
上手にビジネスフォン(ビジネスホン)を選ぶことによって

業務効率化を図ることが可能になると思います

それではまたの投稿で👋

 

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オフィスに欠かせない機器といえば…

ビジネスフォンですよね!😊

これからブログ内で、
ビジネスフォンを検討するときに抑えておきたいこと。
ビジネスフォンの購入や入替を検討する時に、
少しでも得するために知っておきたいことをすべてお伝えしていきます。



ビジネスフォン(ビジネスホン)とは?

ビジネスフォンとは、
主装置と呼ばれる制御システムと
電話端末(実際に使う電話)で構成された、
複数の内線と外線を共有できる業務用の専用電話機のことです。

基本的な機能としては

複数の電話に対応できる
社内に来た電話を別の電話機に繋ぐ

などが挙げられます。



複数の電話に対応できる

ビジネスフォンを導入する際、電話回線をいくつ契約するか選ぶことが出来ます。

例えば、3回線契約をすると、一度に3つの電話番号に対応することが出来ます。

【3回線契約の場合】


家庭用電話機と違い、同じ番号でも複数対応ができます。
頻繁に電話がかかる会社であればビジネスフォンは欠かせないものになるのです



社内に来た電話を別の電話機に繋ぐ


ビジネスフォンの特徴として、
内線を使い社内の担当者に繋ぐことができるため、

便利で効率良く仕事を進めることが可能です。

社内連絡の際も内線を使えば通話料はかからないので、
これまで社内の連絡で外線を利用していた方はコストの削減が可能になります。


 

ビジネスフォンと家庭用電話機の違いは?

 

ビジネスフォンは、複数人で使うように出来ているため、その分使える機能が豊富です。

仮に家庭用電話機をオフィスで使うとなると

運用コストが膨大になる
・電話の取次ぎが大変
・社内通話が有料

など様々な問題が出てきます。

ビジネスフォンの導入には
電話の頻度社員数などをしっかり理解して
選ぶことが大切になります。



いかがでしたか?
今回は、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いを解説していきました。

この記事を参考にビジネスフォンの導入を検討してみてくださいね。

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ついに、嫌~な梅雨がやってまいりました。

この時期毎年、複合機の修理依頼が増えるオフィス・エコです。

コピー機の紙詰まりは、湿気が原因のことが多いのですよ。

コピー機の給紙カセットに入れる用紙は時々乾燥させるために
取り出して本のページをめくるように
また、お札を数えるかの如く(笑)
パラパラ・パラパラさせてみてください。

ほんの少しですが改善するかもしれません。

もちろん!紙詰まりは湿気だけが原因ではありませんので
お困りの時はオフィス・エコにご相談下さいね!!

修理のご依頼は 0120-939-338

MX-2640

【FAXプレビュー設定】

届いたFAXを印刷する前に画面で確認する機能です。

不要なFAXなどを印刷せずに確認することにより、用紙やトナーの削減に貢献できます。

 

【メリット】

不要な広告等を事前に確認することができ、無駄な紙の使用を削減できる。

印刷部数も減らすことができるのでトナーの使用や保守契約時の印字枚数を減らすことができる。

 

【デメリット】

日々プレビュー確認が必要となる為、1日の受信枚数が多い場合に作業負担が増加する。

長期休暇明けなどに大量の受信の確認が必要となる。

 

1日の受信枚数が少なく、広告のFAXにお悩みの場合に有効な機能となります。

設定が必要な機能となります。

詳しくは最寄りの店舗へご確認ください。

 

オフィス・エコ

フリーダイヤル:0120-939-338
受付時間10:00-19:00(日・祝休業)
お気軽にご相談ください。

こんにちはオフィスエコ大阪店です。

今回はコードレスホンのお話です。

コードレスホンには大きく分けて3種類あります。

 

①カールコードレスホン

IMG_1733
電話機本体があり受話器部分のコードがありません。
通信はbluetoothで行う為あまり本体から離れられない事と、他の強い電波に近づくと干渉を受ける可能性があります。
デスク周りで動く方にもってこいになります。

 

 

②アナログコードレスホン

IMG_1765
電話機本体のないタイプです。
電波は強く、アンテナから約100M位は届きます。
しかしアンテナから離れると声が小さくなったりします。

 

 




③デジタルコードレスホン

IMG_1773
本体が小さく持ち運びに便利です。
音質はクリアですが、障害物に弱く電波の範囲も弱いのでコンクリートの壁の向こうで使うときは、中継するなどの対応が必要です。現場の状態によっては中継が難しい場合がありますので下調べが必要になります。


 

このようにそれぞれ強み弱みがあるので現場に応じた機種を選んで頂く事が重要になってきます。
その時はご相談頂ければと思います。

ビジネスホンのお得な情報はこちらから


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