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みなさん、こんにちは!

早速ですけど”PDF”って使われていますか?
ビジネスシーンでよく使われるファイル形式ですが
しっかり活用する企業にとっては
メリットがたくさんあるんです!

今回は、知らず知らず使っている
PDFについて解説していきたいと思います!

では解説していく~~♪



PDFとは?

PDFとは「Portable Document Format
(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」
の略で、
直訳すると「持ち運びできる文書形式」という意味です。

文書デザインや画像配置など、これまで紙に印刷していた情報を
PDF形式はほとんどそのまま表現できるのが特徴です。

簡単に解説すると、
画像で保存した場合、文字は単なるドットの集合体でしかありません。
ドットが集まって文字に見えているだけなのです。



これをPDFでは、フォント、文字サイズ、配置や行間などの
情報を持ったまま保存してくれるので
画像よりも圧倒的に汎用性に優れています。

つまり、PDFはデジタル版の”紙”なのです



PDFにするメリット



~ペーパーレス化~

用紙代をカットでき、
書類保管している保管場所設備代なども削減できるでしょう。

紙を持ち運ぶ必要もないので社内ではデータでのやり取りで完結します。

~レイアウト崩れが起こりにくい~

フォント文字データレイアウト情報をファイルが保持している為
レイアウト崩れが起こりにくいのもメリットです。


~OS環境を選ばない~

PDFはあらゆるOS環境に左右されることなく閲覧できます。

macOSWindowsLinuxAndroidなど
どのようなプラットフォームでも問題ありません。

スマートフォンやタブレットなどの
連携もスムーズに行えるのも良い点です。



 

PDFにするデメリット


~気軽に編集できない~


閲覧は問題なくできるのですが
ファイル自体を編集する際は専用のアプリが必要となります。

そのため、修正作業が発生した場合
専用アプリで編集し再びPDF形式で保存し直す作業が増えてしまいます。

~フォントが埋め込まれない場合がある~


通常、PDFは文字サイズやフォント情報が埋め込まれるのですが

中にはPDFに対応していないフォントの種類が多数存在するため
レイアウト崩れが起きてしまう可能性があります。

 



PDFにする方法




ここでは実際に複合機(コピー機)で
PDFにする手順を解説します!

※機種によって手順が変わることがありますのでご注意ください。

【1】複合機(コピー機)にスキャンしたい書類をセット

複合機(コピー機)の原稿台に
スキャンしたい書類をセットします。

【2】メニューから「スキャン」を選択する

複合機のタッチパネルからスキャン機能を選択します。
メーカーによっては「スキャン」「スキャナ」
書かれているボタンやメニューを選びましょう。

【3】保存先の指定

スキャン機能が起動したら、
次に保存先を選ぶ表示が出ます。
自分のPCなどに保存しましょう。

【4】「スタート」を押す

「スタート」を押してスキャンを開始。
大量にスキャンしたい場合は、
原稿自動送り装置に置いておけば
まとめてスキャンすることも可能です。

【5】ファイルを確認

最後に自分のPCなどで
正常にスキャン出来ているか確認します。



いかがでしたでしょうか?

今回は管理がしやすい
「PDF」について解説していきました。

これからの時代は
環境問題なども考えて
ペーパーレス化にも取り組んでいかないと
いけない時代かも知れませんね。

それではまたの投稿で👋

 

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TEL:092-474-3030  
FAX:092-474-3040

家庭用プリンターVS業務用コピー機(複合機)どっちがおすすめ?

最近増えている
テレワーカー個人事業主フリーランスなど

オフィス以外でお仕事をされる方々は
多くいらっしゃいますよね。

そんな中で、家庭用プリンターを使用していて
「インク代が高い」

「もう少し印刷時間が短縮出来たらな」
なんて思ったことありませんか?

今回は、意外と知らない
「家庭用プリンターと業務用コピー機(複合機)」
の違いを解説していきます。

それでは解説していく~~♪



家庭用プリンターと
業務用コピー機の違い



性能の違い

考える人


家庭用プリンターの主な機能はプリントアウトとなります。

一方で、業務用コピー機「複合機」と呼ばれるもので
プリントアウト以外にも、FAX機能スキャン機能を搭載しており、
業務を効率化させる機能が多数備わっています。

在宅勤務などのテレワーカー個人事業主にもオススメです。

給紙枚数も家庭用プリンターは100枚程度ですが
業務用コピー機は500~1000枚程度と大容量です。



印刷方式の違い

家庭用プリンターはインクジェット方式という
インクを用紙に噴射する方式を採用しているのに対し、

業務用コピー機は「トナー」と呼ばれる粉を
用紙に定着させるレーザー方式を採用しています。

複合機トナー

インクジェット方式は高解像度印刷に向いているのですが、
1枚当たりの印刷コストが高く印刷速度が遅いという特徴があります。

逆にレーザー方式は印刷コストが安く、印刷速度が圧倒的に速いので
大量の文書印刷ではレーザー方式がオススメです。



コストの違い

コスト

家庭用プリンターは本体料金が安い一方でインクが高いです。

逆に、業務用コピー機は、本体代が高い一方、トナーでの印刷は低コスト
大量印刷が可能です。

インクの交換頻度や印刷速度なども考えると
トナーの方が業務使用に向いていると言えます



■まとめ■

◆性能面◆

👑WIN 複合機(コピー機)
複合機の方が、印刷速度、その他機能が充実している

◆印刷方式◆

インクコスト面
👑WIN 複合機(コピー機)
レーザー方式でインクコストが安く、印刷速度が速い

解像度
👑WIN プリンター
インクジェット方式は印刷速度は遅いが、高解像印刷に向いている

◆コスト面◆

👑WIN プリンター
本体代金で比較するとプリンターの方が安く購入することが可能です



いかがでしたでしょうか?

今回は、
「家庭用プリンターと業務用コピー機の違い」
の解説してみました。

在宅勤務のテレワーカー個人事業主などは
業務効率ランニングコストも考えて
業務用コピー機を導入してもいいかもしれませんね!

それではまたの投稿で👋

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4月に突入し、
新たなスタートをされる方も多いと思います!
年度初めでオフィスの新設なども多くなりますよね♪

そこで今回は、
複合機(コピー機)の搬入設置の具体的な流れ
気を付けるポイントをまとめましたので

導入トラブルにならないためにも
どういう手順で搬入されるのかを把握しておきましょう!

それでは解説していく~~♪



複合機(コピー機)設置までの流れ


複合機(コピー機)の搬入設置の工程は以下の流れです。


1.設置場所の確認



複合機(コピー機)は非常に大きな精密機械です。

その為、事前にサイズ感を確認して
設置場所運び込む経路を確認する必要があります。

複合機のおおよそのサイズは
幅600×奥行620×高さ1200mm
と非常に大きなものです。
(畳1枚の半分程度のサイズだと
思っていただければわかりやすいかと思います)

運び込む際の扉が通過できるのか?
手差し印刷の際に手差しトレイを開くスペースが確保できているか
なども確認しておきましょう。

また、搬入の際に階段作業がある場合
エレベーターの有無階数などによっては
追加料金が発生する場合がありますので注意してください。



2.搬入設置日の調整




搬入設置の際は立ち会う必要があります。

新設法人様などは設置日までにインターネットの回線工事
設定するパソコンの用意が必要なので
後日訪問対応で追加料金が発生しないように日程の調整が必要となります。

3.搬入設置の実施




ようやく搬入設置される際は
設置業者と連携が取れるようにしましょう!

複合機、PC設定やFAX、スキャン機能など
使いたい機能の詳細を細かく確認しておきましょう。

ここまでで搬入設置の工程は完了となります。

 




搬入設置時に抑えておくポイント




以下のポイントを押さえておきましょう。

  • インターネット環境の準備

  • 接続するパソコンの準備

  • 設置場所の確認

  • 配線準備(LANケーブル、FAX線)

  • 階段作業の確認

  • 設置立ち合いが出来る日程の確認

上記のポイントをしっかり抑えて
問題なく導入できるようにしましょう。



いかがでしたでしょうか?
今回は「複合機を搬入した際の気を付けるポイント」
について解説していきました。

まとめる
複合機(コピー機)を導入するときは
しっかり導入環境を整え、時間を調整する必要があるということです。

高価な買い物になりますので
設置トラブルになり追加料金などがかからないよう
スムーズに導入していきたいですね😊

それではまたの投稿で👋

 

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