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【新入社員必見!】これだけは知っておきたいビジネスフォンの使い方~基礎編~

あっという間に
もう2月突入!

4月入社に向けて
各社採用が決まって
いる頃かなと思います!

ということで今回は、

まずは新入社員の方に電話応対をマスターしてもらう為
【新入社員用】これだけは知っておきたいビジネスフォンの使い方
3つを超簡単にご紹介します!

それでは解説していく~~♪



外部に電話をかける外線ボタン)


ビジネスフォンで外へ電話をかけるときは、一般の家庭用電話機とは少し違い、
受話器を上げた後に「外線ボタン」を押してからダイヤルボタンをプッシュします。

外線ボタンはビジネスフォンの上部に10〜30個くらい並んでいるボタンで、
契約している電話回線の数に応じて利用できるボタンの数は異なります。


~手順~
受話器上げる→②外線ボタン押す→③お相手の番号を押す


 
内線通話をする(内線ボタン)


内線通話はビジネスフォンのメインの機能のひとつで、
社内の別の電話機と通話するとき(=内線電話をするとき)に使います。
つまり社内電話ってことですね♪

別のフロアや別の建物への電話であっても
内線電話のネットワーク内であれば無料で通話することができるのが特徴です。

主装置に接続されているビジネスフォン電話機にはそれぞれ内線番号が割り振られているので、
社員同士で通話したいときは受話器を上げて内線ボタンを押してから
相手の番号をプッシュすれば社員同士で通話することができます。

また、外線からの電話を別の内線電話機にまわすときはまず「保留ボタン」を押し、
外線通話を保留にしてから転送先の内線番号をプッシュします。
内線通話状態になるので、転送先の相手に用件を伝えて受話器を置くと、
外線は転送先の相手に繋がります。


~手順~
受話器を上げる→②内線ボタン押す→③社内相手の番号を押す



通話を保留する(保留ボタン)


保留ボタンは家庭用電話機にもついているボタンですが、
ビジネスフォンでは非常に利用頻度の高いボタンです。
お客様からの電話を取り次ぐ場合によく活用されます。

メーカーや機種にもよりますが電話機の右下に付いていることが多いです。

主に外線からの電話を別の内線電話に転送するときに使われます。


~保留から転送の手順~
電話をうける→②保留ボタンを押す→
社内相手の番号を押す→④要件を伝えて受話器を置く




いかがでしたでしょうか?

新たに入社される新入社員の方も
ビジネスフォンの基礎を抑えておくことで
自然とビジネスマナーも身についていくかもしれませんね!

それではまたの投稿で👋

 

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