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【いまさら聞けない】電話応対のビジネスマナー~基礎編~

こんにちは

今回は電話応対ビジネスマナー”について解説していきます!
新入社員の方も、ベテランの方も再度マナー勉強して
お仕事に役立てください!


以前の【ビジネスフォンの使い方】~基礎編~ブログも参考にされてみてください
👇

それでは解説していく~



【電話応対のポイント


◆電話応対中、メモとペンを準備しておく◆


電話が鳴って慌てない為にも、電話の近くには常にメモ用紙ペンを置く癖をつけましょう。

電話を受けたら、相手の社名氏名は必ずメモを取ってください。

メモの書き方は5W4Hが基本ですが、
必ずしも5W4Hを問いただす必要はありません。

電話を受けた日時電話を受けた人の名前折り返しの有無などの情報をメモしておきましょう。


3コール以内に出る、復唱する◆


基本的に
3コール以内に出るというのが基本です。

3回以上鳴った場合、
「大変お待たせいたしました」と言って電話に出ることです。
意外と忘れがちなマナーと言えます。

また、これも意外と省いてしまいがちなことですが、
伝言や重要なことを聞き取った時に
「復唱」することは大事です。
社名や相手の名前、電話番号、メールアドレスなどは
二度手間にならないようにしっかり確認をしておきましょう。


◆電話でも笑顔で、第一声は明るく


電話に出るときは笑顔で、
第一声は相手に聞き取りやすいよう少し高い声で応対するのがポイントです。

不思議なもので、悪い姿勢はしゃべり方や声のトーン、声質などに現れてしまうものです。
その為、姿勢よく、ちょっと大げさかなと思えるほどの笑顔で話すと、
表情が相手にも伝わり、よい印象を持たれるでしょう。


◆担当者が不在電話中の場合◆



担当者が不在の場合は「〇〇は席を外しております」
電話中の場合は「〇〇は他の電話に出ております」
とざっくりとした状況を伝え、折り返しの連絡をしたほうがいいのかを相手に聞くことが大事です。

折り返す場合には、相手の連絡先都合のいい時間帯なども合わせて確認しましょう。


◆保留を長引かせるのはNG◆


電話機の便利な機能として、「保留」がありますが、ビジネスマナーでは何秒までだと思いますか?

保留にしながら、電話の相手を持たせていいのは、だいたい30秒以内が限度だといわれています!。

もしそれ以上待たせるのであれば、中間報告が必要になるでしょう。


◆転送や保留など電話操作ミスはNG◆


ビジネスフォン操作に慣れていないこと自体も、電話の相手への非常に失礼な行為につながってしまいます。

たまに、保留をしようとして、間違えて電話を切ってしまうというミスが起きます。
ちょっとした操作ミスですが、電話の相手にとっては非常に不快になります。

転送機能や保留機能などは便利である一方、
操作を間違えると大変な損失にも繋がりかねませんのでよく注意する必要があります。




いかがでしたでしょうか?

今回は、ビジネスフォン(ビジネスホン)の
ビジネスマナーについて解説してみました。

対応一つで相手が受け取る印象は大きく変わりますので
しっかり意識して電話対応していきましょう!

それではまたの投稿で👋

 

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