みなさん、こんにちは！
早速ですけど”PDF”って使われていますか？
ビジネスシーンでよく使われるファイル形式ですが
しっかり活用する企業にとっては
メリットがたくさんあるんです！
今回は、知らず知らず使っている
PDFについて解説していきたいと思います！
では解説していく～～♪
PDFとは？
PDFとは「Portable Document Format
(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の略で、
直訳すると「持ち運びできる文書形式」という意味です。
文書デザインや画像配置など、これまで紙に印刷していた情報を
PDF形式はほとんどそのまま表現できるのが特徴です。
簡単に解説すると、
画像で保存した場合、文字は単なるドットの集合体でしかありません。
ドットが集まって文字に見えているだけなのです。
これをPDFでは、フォント、文字サイズ、配置や行間などの
情報を持ったまま保存してくれるので
画像よりも圧倒的に汎用性に優れています。
つまり、PDFはデジタル版の”紙”なのです。
PDFにするメリット
～ペーパーレス化～
用紙代をカットでき、
書類保管している保管場所や設備代なども削減できるでしょう。
紙を持ち運ぶ必要もないので社内ではデータでのやり取りで完結します。
～レイアウト崩れが起こりにくい～
フォントや文字データ、レイアウト情報をファイルが保持している為
レイアウト崩れが起こりにくいのもメリットです。
～OS環境を選ばない～
PDFはあらゆるOS環境に左右されることなく閲覧できます。
macOSやWindows、LinuxやAndroidなど
どのようなプラットフォームでも問題ありません。
スマートフォンやタブレットなどの
連携もスムーズに行えるのも良い点です。
PDFにするデメリット
～気軽に編集できない～
閲覧は問題なくできるのですが
ファイル自体を編集する際は専用のアプリが必要となります。
そのため、修正作業が発生した場合
専用アプリで編集し再びPDF形式で保存し直す作業が増えてしまいます。
～フォントが埋め込まれない場合がある～
通常、PDFは文字サイズやフォント情報が埋め込まれるのですが
中にはPDFに対応していないフォントの種類が多数存在するため
レイアウト崩れが起きてしまう可能性があります。
PDFにする方法
ここでは実際に複合機（コピー機）で
PDFにする手順を解説します！
※機種によって手順が変わることがありますのでご注意ください。
【1】複合機（コピー機）にスキャンしたい書類をセット
複合機（コピー機）の原稿台に
スキャンしたい書類をセットします。
【2】メニューから「スキャン」を選択する
複合機のタッチパネルからスキャン機能を選択します。
メーカーによっては「スキャン」「スキャナ」と
書かれているボタンやメニューを選びましょう。
【3】保存先の指定
スキャン機能が起動したら、
次に保存先を選ぶ表示が出ます。
自分のPCなどに保存しましょう。
【4】「スタート」を押す
「スタート」を押してスキャンを開始。
大量にスキャンしたい場合は、
原稿自動送り装置に置いておけば
まとめてスキャンすることも可能です。
【5】ファイルを確認
最後に自分のPCなどで
正常にスキャン出来ているか確認します。
いかがでしたでしょうか？
今回は管理がしやすい
「PDF」について解説していきました。
これからの時代は
環境問題なども考えて
ペーパーレス化にも取り組んでいかないと
いけない時代かも知れませんね。
それではまたの投稿で👋
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