「紙の山」から今すぐ脱却！複合機ペーパーレス化でDX推進｜SHARP中古機で賢く始める方法

更新日：2025.06.02

「紙の書類が多くて大変…」「ペーパーレス化って具体的にどうすればいいの？」
このようなお悩みをお持ちではありませんか？

本記事では、複合機を活用したペーパーレス化の基本から、具体的な方法、導入によるメリット、そして賢くコストを抑える中古SHARP複合機の活用ポイントまで、わかりやすく解説します。

オフィスのDX（デジタルトランスフォーメーション）推進やコスト削減のヒントがここにあります。

ペーパーレス化とは？複合機が果たす重要な役割
複合機を活用したペーパーレス化の具体的な仕組み
ペーパーレス化がもたらす5つの大きなビジネス効果
ペーパーレス化導入の3ステップ：複合機選定から運用定着まで
中古SHARP複合機で賢くペーパーレス化を実現するポイント
【導入事例】SHARP中古複合機でペーパーレス化に成功！お客様の声
まとめ：今こそ始めよう！ペーパーレス化への第一歩と次のアクション

ペーパーレス化とは？複合機が果たす重要な役割

複合機を活用したペーパーレス化とは、これまで紙で扱っていた文書をスキャン機能で電子データに変換し、社内外での共有、保管、検索をスムーズに行える環境を構築する取り組みです。

近年、働き方改革やDX推進の動きが活発になる中で、印刷枚数の削減やクラウドサービスを活用した業務効率の向上は、企業の規模に関わらず重要な課題となっています。

ペーパーレス化を進めることで、デスク周りに積み重なった紙の山がなくなり、オフィスがすっきりと整理されます。
さらに、必要な情報を探す手間と時間が大幅に短縮されるため、残業時間の削減や生産性の向上にも直結します。
それだけでなく、紙の購入費用や印刷にかかるコストを抑えられるほか、CO₂排出量の削減を通じてSDGs経営にも貢献するなど、企業にとって多くのメリットが期待できます。

ペーパーレス化の基本：紙からデジタルへのスムーズな移行

「そもそもペーパーレス化って何？」という疑問をお持ちの方も多いでしょう。
簡単に言えば、紙媒体の情報を電子化し、業務プロセスをデジタルデータで完結させることを目指す取り組みです。

請求書や契約書の電子保存が義務化される動きや、リモートワークの普及、さらには取引先とのデータ連携の必要性が高まるなど、社会全体のデジタル化が進んでいます。
このような背景から、紙を中心とした業務はコスト増加や情報漏洩リスクの観点からも見直しが迫られています。

なぜ今、オフィスの「紙削減」が急務なのか？

かつては当たり前だった紙ベースの業務が、現代ではコスト増やリスクの原因となりつつあります。
その主な理由は以下の3点です。

法制度の変化と対応の必要性： 電子帳簿保存法の改正などにより、請求書や契約書といった重要書類の電子データでの保存が求められるケースが増えています。
働き方の多様化と環境対策： リモートワークの普及により、どこからでも情報にアクセスできる環境が不可欠になりました。また、環境保護の観点からも紙の使用量削減は企業にとって重要な取り組みです。
業務効率化への強いニーズ： 取引先とのスムーズなデータ連携や、社内での情報共有の迅速化は、競争力を維持・向上させるために欠かせません。紙の書類は、これらの効率化を妨げる一因となります。

これらの課題を解決する手段として、ペーパーレス化への注目が高まっているのです。

複合機を活用したペーパーレス化の具体的な仕組み

最新の複合機には、ペーパーレス化を力強くサポートする機能が搭載されています。
ここでは、SHARP複合機を例に、具体的な仕組みをご紹介します。

1. 「スキャン to クラウド」で効率的な文書電子化を実現

最新のSHARP複合機なら、紙の原稿をセットするだけで、自動で両面スキャンを行いながらOCR（光学的文字認識）処理を同時に実行。
スキャンデータは、OneDriveやGoogle Drive、boxといった主要なクラウドストレージサービスへワンタッチでアップロードできます。

あらかじめフォルダーの自動振り分けルールやファイル名の命名規則を設定しておけば、面倒な仕分け作業は一切不要。バックオフィス業務の負担を大幅に軽減し、「仕分けゼロ」の運用も夢ではありません。

2. 「ペーパーレスFAX機能」で受信トレイもすっきり、紙の無駄を削減

複合機のペーパーレスFAX機能を使えば、受信したFAXデータを直接印刷せず、PDFなどの電子データとして指定のメールアドレスや共有フォルダーへ自動転送できます。
これにより、不要なDMや迷惑FAXの無駄な印刷を防ぎ、コスト削減に貢献します。

さらに、外出先やリモートワーク中でもスマートフォンやPCからFAX内容をすぐに確認できるため、急ぎの注文書などにも迅速に対応でき、ビジネスチャンスを逃しません。

3. 高精度「OCRと全文検索」で書類探しの時間を劇的に短縮

SHARP独自の高精度OCR技術は、一般的な横書き文書はもちろん、日本語特有の縦書き文書や手書き文字の認識にも対応しています。

スキャンして電子化した請求書や契約書、図面などの書類は、ファイル名だけでなく、文書内に含まれるキーワードで瞬時に検索可能になります。
これにより、いちいちファイル名を覚えておく必要がなくなり、「あの書類どこだっけ？」と探す時間を大幅に削減。業務効率が格段に向上します。

ペーパーレス化がもたらす5つの大きなビジネス効果

複合機を活用してペーパーレス化を推進することで、企業は具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここでは主な5つの効果をご紹介します。

1. 【コスト削減】印刷コストを大幅カット！年間約72万円削減の試算も

例えば、月に2万枚の印刷を行い、そのうちカラー印刷が20％を占める企業が、ペーパーレスFAXの導入と社内での出力抑制ルールを徹底した場合を考えてみましょう。

用紙代、トナー代、そして複合機の保守契約に含まれるカウンター料金（印刷枚数に応じた課金）を年間で約72万円も削減できるという試算があります。
この場合、ペーパーレス化への投資は約8ヶ月で回収できる計算となり、早期の利益改善に直結します。

2. 【業務効率向上】情報共有をスムーズにし、リモートワークも強力にサポート

電子化された文書は、クラウドストレージなどで一元管理されるため、本社・支社間や、在宅勤務中のスタッフなど、場所を問わずにリアルタイムで最新情報へアクセスできます。

また、これまで紙とハンコで行っていた社内稟議や契約業務も、電子契約システムなどへ移行すれば、承認フロー全体をオンラインで完結可能に。
書類が担当者のデスクで滞留することなく、意思決定のスピードアップが期待できます。

3. 【セキュリティ強化】情報漏洩リスクを低減し、コンプライアンスを向上

複合機には、機密文書の原本持ち出しを禁止する設定や、ユーザーごとにアクセス権限を細かく管理する機能が備わっています。
これにより、個人情報や社外秘の書類が不必要に配布・閲覧されるのを防ぎます。

紙媒体での保管に伴う紛失、盗難、不正な持ち出しといったリスクを大幅に低減できるため、改正個人情報保護法やインボイス制度といった法規制への対応もより安全かつ確実に行えます。

4. 【環境貢献】SDGsと環境経営を推進し、企業価値を高める

ペーパーレス化は、環境保護にも大きく貢献します。
紙の使用量を減らすことで、森林資源の保護、CO₂排出量の削減（紙の製造・輸送・廃棄に伴うエネルギー消費の削減）、そして廃棄物の削減という、主に3つの環境貢献が期待できます。

これらの取り組みとその効果を数値化してCSR報告書やサステナビリティサイトで積極的にアピールすることで、環境配慮を重視する取引先や、公共入札案件などでの企業評価向上にも繋がります。

5. 【スペース有効活用】オフィススペースを最適化し、働きやすい環境を実現

例えば、一般的なオフィスキャビネット3本分の紙書類を電子化することで、約3.6平方メートルのスペースを新たに生み出すことができます。仮にオフィスの坪単価が15,000円だとすると、年間で約18万円相当の賃料コスト削減効果が見込めます。

空いたスペースを社員の増席に利用したり、リフレッシュスペースやコラボレーションエリアとして再活用したりすることで、より快適で生産性の高い、働きやすいオフィス環境づくりにも貢献します。

ペーパーレス化導入の3ステップ：複合機選定から運用定着まで

ペーパーレス化をスムーズに進めるためには、計画的な導入が不可欠です。
ここでは、具体的な3つのステップをご紹介します。

ステップ1：現状分析と電子化する書類の優先順位付け

まず、現状の紙の使用量、印刷にかかっているコスト（用紙代、トナー代、カウンター料金など）、書類の保管に必要なスペースを具体的に把握し、「見える化」します。
その上で、どの書類から電子化していくか優先順位を決定しましょう。

一般的には、請求書、発注書、納品書、図面など、社外とのやり取りが多く、共有頻度の高い書類から着手するのがおすすめです。効果を実感しやすく、社内からの理解や協力も得やすくなります。

ステップ2：目的に合った複合機の機能要件をチェック

ペーパーレス化を成功させるためには、自社のニーズに合った機能を持つ複合機を選ぶことが重要です。
以下の5つのポイントは、長期的なペーパーレス運用を支える基盤となるため、ぜひチェックしてください。

高速両面スキャン機能： 毎分45枚以上の処理能力があると、大量の書類も効率的に電子化できます。
高精度OCR機能： 日本語の縦書きや手書き文字にも対応できるOCRがあれば、検索性が格段に向上します。
クラウド連携機能： OneDrive、Google Drive、boxなど、主要なクラウドストレージサービスとスムーズに連携できるか確認しましょう。
ペーパーレスFAX／PC-FAX送信機能： FAX業務の電子化はペーパーレス化の大きな柱です。
ユーザー認証＆ログ管理機能： セキュリティ確保と利用状況の把握のために不可欠です。

これらの項目を満たす機種を選ぶことで、ストレスなくペーパーレス運用を進めることができます。

ステップ3：運用ルールの策定と社内への周知徹底

新しいシステムを導入する際は、明確な運用ルール作りと、それを社内に浸透させるための啓蒙活動が成功の鍵となります。

例えば、「スキャンが完了した紙文書は速やかにシュレッダーで廃棄する」「機密情報が含まれるファイルは印刷禁止フォルダーに保存する」といったルールを具体的に定めます。

そして、定期的に複合機の使用ログ（印刷枚数やスキャン枚数など）を社内で共有し、ペーパーレス化による削減効果を「見える化」することも重要です。
これにより、社員のモチベーション維持や、さらなる改善意識の向上に繋がります。

分かりやすい操作ハンドブックや社内研修用の動画を用意し、部署の垣根を越えて運用ルールを徹底することが、ペーパーレス化を社内に定着させるための近道です。

中古SHARP複合機で賢くペーパーレス化を実現するポイント

「ペーパーレス化には興味があるけど、最新複合機の導入コストが…」とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。そこでおすすめなのが、中古のSHARP複合機を活用する方法です。

1. 中古でも高性能！現行モデル相当の機能を低コストで

SHARPのBPシリーズなど、比較的新しいモデルの中古複合機は、新品と遜色ない「スキャン to クラウド」機能や「ペーパーレスFAX」機能などを搭載していながら、本体価格を新品の約1/3程度に抑えることが可能です。

導入コストを最小限に抑えつつ、ペーパーレス化に必要な最新機能をしっかりと活用できる点が、中古SHARP複合機を選ぶ最大の魅力と言えるでしょう。

2. 安心の保守契約と保証で、運用もスムーズ

「中古品は故障が心配…」という方もご安心ください。私たちオフィスエコでは、専門のエンジニアが徹底的に整備・クリーニングを行った高品質な中古複合機のみをご提供し、30日間無料の保証を標準でお付けしています。（※保証内容は機種や契約により異なります）

万が一のトラブルにも迅速に対応できる保守契約もご用意しているため、突発的な修理費用に頭を悩ませることなく、安心してペーパーレス運用に集中できます。これにより、TCO（Total Cost of Ownership：総所有コスト）を正確に見積もり、計画的なコスト管理が可能になります。

3. コスト比較：新品 vs 中古 vs レンタル、どれが最適？

複合機の導入方法にはいくつかの選択肢があります。それぞれのコスト感を比較してみましょう。

新品リースの場合： 月額リース料 28,000円～＋カウンター料金
中古購入の場合： 本体価格 35万円～＋カウンター料金
短期レンタルの場合： 3ヶ月プラン総額約29万円～

一般的に、2年以上の長期間利用を想定する場合、中古複合機の購入が最も費用対効果に優れるケースが多くなります。お客様の利用状況や期間に合わせて最適なプランをご提案いたします。

4. オフィスエコが選ばれる理由：安心と信頼のサポート体制

中古SHARP複合機でペーパーレス化を始めるなら、ぜひオフィスエコにお任せください。

シャープ専門店ならではの豊富な在庫と即納体制： ご希望の機種がきっと見つかります。
全台カウンター10万枚以下の厳選仕入れ： 長く安心してお使いいただける良質な中古機のみをご提供します。
業界最安値級でご提供： オフィスエコでは卸業者を通さず、直接買い付けを行うことにより中間マージンが発生せず、お客様へ激安で商品を提供することができます！

【導入事例】SHARP中古複合機でペーパーレス化に成功！お客様の声

実際に中古SHARP複合機を導入し、ペーパーレス化を実現されたお客様の事例をご紹介します。

事例1：建設業A社様「図面管理をクラウド共有し、打合せ時間を40％短縮！」

課題： A2サイズの紙図面を毎日約60枚印刷・配布。現場事務所と本社間の情報共有にタイムラグ。
解決策： 中古SHARP複合機を導入し、図面をスキャンしてクラウド上でリアルタイム共有。
効果： 年間約25万円の印刷コスト削減に加え、修正指示のスピードが向上し、結果的に工期の短縮にも繋がりました。打合せの準備時間も大幅に削減できました。

事例2：医療機関B院様「カルテ・検査結果をスキャン保存し、保管庫をゼロに！」

課題： 増え続ける紙カルテの保管スペース圧迫。個人情報保護法への対応。
解決策： 過去5年分の紙カルテと検査結果を中古SHARP複合機でスキャンし、電子データとして安全に保管。
効果： 院内の書庫スペースが不要になり、その場所を新たな診察室に改装。患者様の平均待ち時間を6分短縮できました。改正個人情報保護法にもスムーズに対応できました。