【士業事務所向け】複合機のセキュリティ対策｜コストを半減し情報漏洩を防ぐ中古SHARP機の選び方
更新日：2025.06.17
弁護士、司法書士、税理士といった士業の事務所では、お客様の極めて重要な個人情報や機密情報を日常的に取り扱います。万が一の情報漏洩は、信用の失墜に直結する深刻な事態を招きかねません。
特に、紙とデータの「出入り口」となる複合機は、見落とされがちなセキュリティの穴になりやすいポイントです。
「コストは抑えたいが、セキュリティに妥協はできない…」
「中古複合機は安価だけど、情報漏洩のリスクが心配…」
この記事では、そんなお悩みをお持ちの士業事務所様に向けて、厳しいセキュリティ要件を満たしながら、導入コストを大幅に削減できる「SHARP製中古複合機」の選び方を、セキュリティの専門家の視点から徹底解説します。
この記事を読めば、事務所の規模や業務内容に最適な、安全でコストパフォーマンスの高い複合機を見つけることができます。
目次
士業事務所に求められる鉄壁の情報セキュリティとは？
個人情報保護法と士業の重い守秘義務
弁護士、司法書士、行政書士、税理士などの士業は、業務の性質上、依頼人の非常にデリケートな個人情報や企業の経営情報を扱います。ひとたび情報が漏洩すれば、個人情報保護法違反による行政処分や損害賠償請求だけでなく、何より大切な依頼人からの信頼を根本から失うことになります。
紙の書類と電子データの両方を扱う複合機は、インターネットに接続された「ネットワーク機器」でありながら、物理的な記録媒体（HDDなど）を内蔵する「情報の二重の出入り口」です。
そのため、サイバー攻撃と物理的な盗難の両面から狙われやすく、事務所内で最もセキュリティの盲点になりやすい機器と言えるでしょう。
だからこそ、複合機を選ぶ段階で、データの暗号化、利用者認証、操作ログの管理といった多層的な防御機能を備えたモデルを導入し、事務所内での運用ルールを徹底することが不可欠なのです。
弁護士会が示す「複合機の安全管理措置」の基準
日本弁護士連合会（日弁連）が定める「弁護士情報セキュリティ規程」では、情報の機密性・完全性・可用性を守るために、以下の4つの措置を求めています。
- アクセス制御：許可された人しか操作・閲覧できないようにする
- 物理的防護：機器の盗難や不正な持ち出しを防ぐ
- ログ保管：誰が・いつ・何をしたかの記録を残す
- 破棄時のデータ抹消：機器を捨てる際に情報を完全に消去する
現在の複合機はHDD搭載モデルが主流のため、「HDDデータの暗号化」と「ジョブごとのデータ自動消去機能」が、この規程を満たす上で極めて重要です。
中古複合機を導入する場合でも、これらの機能が正常に作動するか、また最新のソフトウェア（ファームウェア）に更新されているか、販売店に診断レポートを提出してもらい、必ず確認しましょう。
見落としがち！複合機に潜む5つのセキュリティリスク
クラウド連携やリモート印刷など、複合機はますます便利になっています。
しかしその裏側には、これまでなかった新たなリスクが潜んでいます。
1. インターネット経由の不正アクセス・ハッキング
複合機を安易にインターネットに接続すると、サイバー攻撃の格好の標的になります。
ファイアウォールなどの設定を怠れば、複合機が乗っ取られ、事務所内の他のパソコンやサーバーへ侵入される「踏み台」にされてしまう危険性があります。
最新のSHARP製複合機なら、UTM（統合脅威管理）との連携や最新の暗号化通信（TLS1.3）に対応しており、簡単な設定で安全な通信環境を構築できます。
2. 廃棄・リース返却時のHDDからの情報漏洩
コピーやスキャン、FAX送受信のデータは、複合機内部のHDDに一時的に保存されます。
このデータを完全に消去しないまま機器を廃棄したりリース返却したりすると、そこから顧客情報が抜き取られるという最悪の事故につながりかねません。
データ自動消去機能付きのモデルなら、作業が完了するたびに無意味なデータで上書き（乱数書き込み）して、復元不可能な状態にしてくれるため安心です。
中古機を選ぶ際は、前オーナーのHDDが新品に交換されているか、もしくは専門的なデータ消去（ゼロクリア）が実施済みかを証明する書類を必ず確認してください。
3. 印刷物の置き忘れ・第三者による盗み見
来客スペースの近くに複合機を置いている場合、印刷された機密書類がトレイに放置され、第三者の目に触れてしまうリスクがあります。
これを防ぐのが「認証印刷」です。ICカードや暗証番号（PIN）で認証した人だけが出力できるように設定すれば、本人が複合機の前に立つまで印刷が開始されないため、置き忘れや盗み見を物理的に防止できます。
4. FAXの誤送信・うっかりミスによる漏洩
宛先番号の入力ミスや、スキャンする書類の間違いといったヒューマンエラーは、情報漏洩の最も多い原因の一つです。
多機能な複合機なら、送信前に液晶パネルで原稿内容をプレビューしたり、登録済みの宛先にしか送信できないよう権限を設定したりすることで、こうした「うっかりミス」を大幅に減らすことができます。
5. スキャンデータの放置による情報漏洩
大量の書類をスキャンした際、一時的に作成したPDFファイルが共有フォルダに放置され、いつの間にか誰でもアクセスできる「暗号化されていない機密情報の保管庫」になってしまうことがあります。
ユーザーごとに保存先フォルダを限定し、一定期間が過ぎたファイルを自動で削除するポリシーを設定することで、こうしたリスクを管理できます。
士業事務所に必須！プロが選ぶべき複合機のセキュリティ機能
市販の家庭用複合機にはない、業務用モデルならではの高度なセキュリティ機能をご紹介します。
地紋印字（コピーガード機能）
印刷する書類の背景に「複製禁止」「社外秘」といった透かし文字（ウォーターマーク）を自動で印字する機能です。
この書類をコピーすると透かし文字がはっきりと浮かび上がるため、機密書類の不正な複製を心理的に抑制する効果があります。裁判所への提出書類や契約書など、安易な複製を防ぎたい場合に非常に有効です。
HDD/SSDデータの「常時暗号化」と「自動消去」
SHARPの最新A3カラー複合機（MX-3161など）は、米政府機関も採用する最高レベルの暗号化方式「AES 256bit」で、内蔵HDD/SSDのデータを常に暗号化しています。
さらに、ジョブが完了するたびに専用のアルゴリズムでデータを完全消去。中古市場で流通している同シリーズのリユース品でも、ソフトウェアを最新版に更新すれば、新品と同等の堅牢なセキュリティを確保できます。
利用者ごとの認証と詳細なアクセスログ管理
士業の事務所では、担当者ごとにアクセスできる案件フォルダを分けるのが一般的です。
複合機も同様に、利用者ごとの認証（Active Directory連携など）を設定することで、「誰が・いつ・何を・どこに」印刷・スキャン・FAXしたかを克明に記録できます。
この操作ログは、万が一の際の訴訟などで事実を証明する重要な証拠にもなり得ます。
なぜ、多くの士業事務所が「SHARP製」を選ぶのか？3つの理由
1. 日本の法律・制度に準拠した安心のセキュリティ設計
SHARPは国内メーカーとして、個人情報保護法やマイナンバーガイドラインといった日本の法律に準拠したセキュリティ機能を標準で搭載。
一部モデルは国の情報セキュリティ評価制度（JISEC）の認証も取得しており、その信頼性は折り紙付きです。操作画面も分かりやすく、設定ミスが起こりにくい点も高く評価されています。
2. スマホ感覚で使える操作性と万全のリモート保守
10.1インチの大型タッチパネルは、まるでスマートフォンのように直感的に操作でき、複雑なセキュリティ設定も画面の指示に従うだけで完了します。
さらに、遠隔監視サービス「Sharp Remote Device Manager」により、エラーの予兆を検知すると自動でサービスセンターに通知。
技術者が訪問する前に、必要な交換部品を手配するといった迅速な対応が可能で、業務のダウンタイムを最小限に抑えます。
3. 高品質な中古機が豊富で、圧倒的なコストパフォーマンス
官公庁や大手企業でリース満了となった、使用頻度の少ない状態の良い上位機種が、中古市場には豊富に流通しています。
これにより、新品定価の30〜50％という低価格で導入が可能です。
特に士業事務所では、印刷枚数が比較的少ないケースが多いため、中古のA3カラー複合機（30枚/分クラス）が最も投資対効果（ROI）が高く、人気を集めています。
中古複合機選びで失敗しないための「3つの絶対条件」
中古だからと妥協せず、以下の3つのポイントをクリアする販売店を選びましょう。
- 「メーカー認定」など品質基準が明確なリユース品を選ぶ
専門の再生工場で分解・洗浄・消耗部品の交換を行い、100項目以上の品質テストに合格した「認定中古機」を選びましょう。こうした機種はセキュリティ関連のソフトウェアも最新版に更新されており、長期間安心して使用できます。 - 「診断レポート」と「メンテナンス履歴」を開示してもらう
購入前に必ず「総印刷枚数（カウンター）」「主要部品の交換履歴」「HDD/SSDの交換有無」の3点が記載された書面の提出を求めましょう。これらのデータ開示を渋る販売店は、品質管理に不安があるため避けるのが賢明です。 - 「保守契約」と「UTM」で二重の防御を
中古機でも必ず保守契約を結び、さらにUTM（統合脅威管理）のようなセキュリティ機器を導入して連携させましょう。これにより「ハードウェアの故障」と「サイバー攻撃」の両方から事務所を守れます。
月々数千円の追加コストで、情報漏洩時に発生する莫大な損害を未然に防げるのですから、これは「保険」ではなく「必須の投資」です。
導入から運用までの簡単4ステップ・チェックリスト
- 【現状分析】 まずは事務所の印刷状況を把握し、どの情報が「機密」で、どの程度のセキュリティが必要かを整理します。
↓ - 【機器選定】 分析結果をもとに、必要なセキュリティ機能（認証印刷、地紋印字など）をリストアップし、販売店に見積もりを依頼します。
↓ - 【導入設定】 納品時に、専門スタッフ立ち会いのもとでアクセス権限やセキュリティ設定を完了させ、操作マニュアルを作成します。初期設定が最も重要です。
↓ - 【運用・監査】 月に一度は操作ログを確認し、不審なアクセスがないかをチェック。年に一度はスタッフ向けに情報セキュリティ研修を実施し、意識向上を図ります。
失敗しない業者選び：中古専門店「オフィスエコ」とリース会社の違い
中古複合機専門店「オフィスエコ」の強み
私たちオフィスエコでは、SHARP専門の技術者がすべての複合機を徹底的に整備。導入後30日間の満足保証もあり、安心してお選びいただけます。
リース契約に潜むリスク
一般的なリース契約は5〜7年の長期契約が基本で、途中で解約すると残りのリース料金を一括で請求されるリスクがあります。
印刷量が比較的少ない士業事務所の場合、リースよりも「中古機購入＋保守契約」の方が、総コストを大幅に削減できるケースがほとんどです。
【コスト比較】5年間で100万円以上の差も！
A3カラー複合機（35枚/分）を導入した場合のシミュレーションです。
- 新品リースの場合：
（月額リース料 28,000円 × 60ヶ月）= 総額 約168万円 - オフィスエコで中古購入の場合：
（本体価格 25万円 ＋ 保守料 月額5,000円 × 60ヶ月）= 総額 約55万円
※カウンター料金（印刷枚数に応じた費用）は別途。
このケースでは、5年間で約113万円ものコスト削減が可能です。
導入事例のご紹介
CASE1：法律事務所様「UTM連携でゼロトラストセキュリティを実現」
UTM（FortiGate）とSHARP製複合機を同時導入。
外部からの不正通信をブロックし、事務所内からの印刷もすべて認証必須とすることで、ウイルス感染や書類の紛失事故がゼロになりました。
CASE2：行政書士事務所様「ペーパーレス化でオフィスコストも削減」
スキャナーとして中古複合機を導入し、クラウドストレージ（OneDrive）と連携。
紙の原本を9割削減でき、印刷コストだけでなく、キャビネットが不要になったことで年間5万円のオフィス賃料削減にもつながりました。
よくあるご質問（FAQ）
Q1. 中古複合機でも、最新のセキュリティアップデートは適用されますか？
A1. はい、オフィスエコでは納品前に必ず最新のファームウェア（ソフトウェア）へ更新します。納品後のアップデートも遠隔サポートで対応可能ですのでご安心ください。
Q2. HDDは交換した方が良いのでしょうか？
A2. お客様の大切な情報をお預かりする士業事務所様には、前オーナーの利用履歴が一切ない新品SSDへの換装を強く推奨しております。処理速度も向上し、快適にご利用いただけます。
Q3. 支払い方法にはどのようなものがありますか？
A3. 銀行振込決済、代金引換決済、クレジットカード決済など、お客様のご都合に合わせて柔軟に対応しております。お気軽にご相談ください。
オフィスエコが約束する3つの安心サポート
- 新品同様の高品質： オフィス・エコの商品は、コピー機の画質、各種部品の状態、カウンター枚数、動作状況、外装等を全てチェックし、各検査項目をクリアした厳選されたコピー機だけをリサイクルして販売しております。
- 保守保証も万全： 私たちは全国8店舗と3ヶ所のテクニカルセンター、そして数多くの協力店との連携により、全国どこでも複合機の販売・保守サポートを提供しています。
- スピード対応： 最短翌日配送。お問合せ・お見積りのご依頼にもスピーディーに対応致します。
「うちの事務所のセキュリティ、本当に大丈夫？」無料相談受付中！
少しでも不安に感じた先生方、まずはお気軽にご相談ください。下記フォームからお問い合わせいただければ、最短翌営業日に専門コンサルタントが現状の課題を丁寧にヒアリングし、お客様の事務所に最適なSHARP製中古複合機とセキュリティプランをご提案いたします。
まとめ：士業事務所こそ「高品質な中古複合機」で、鉄壁のセキュリティとコスト最適化を実現しましょう
高いレベルの守秘義務を負う士業事務所。しかし、業務内容から印刷ボリュームは比較的少なく、高機能すぎる新品複合機のリースはオーバースペックで過剰なコスト負担になりがちです。
日本の法律に準拠した高度なセキュリティ機能を持つSHARP製中古複合機は、このジレンマを解決する最良の選択肢です。
オフィスエコでは、士業事務所様の特殊な要件を深く理解し、セキュリティ設定を施した高品質な中古複合機を、万全の保守体制とともにお届けします。
この機会に、安全で経済的な中古複合機へのリプレースを、ぜひご検討ください。
