【年間90万円削減事例も】介護施設の複合機、まだリース？「中古」ならコスト半減＆業務効率もUP！
更新日：2025.06.18
介護施設の現場では、ケアプランや請求書、日々の記録など、膨大な紙業務に追われていませんか？
「事務作業に時間を取られて、本来のケア業務に集中できない」「印刷コストが経営を圧迫している」といったお悩みは、多くの施設が抱える共通の課題です。
実はそのお悩み、複合機を見直すことで一気に解決できるかもしれません。
この記事では、介護施設ならではの複合機の選び方から、新品・リース・中古のコスト比較、そしてなぜ「中古のSHARP複合機」が最も賢い選択なのかを、導入事例を交えながらプロの視点で徹底解説します。
コストを抑え、職員の負担を減らし、利用者様へのケアをさらに充実させる第一歩を、ここから始めましょう。
目次
介護施設の複合機、なぜ「今」見直すべき？
山積みの「紙業務」、複合機が解決の切り札に
介護施設の日常は、想像以上に多くの書類であふれています。
ケアプラン、介護報酬請求書、サービス実施記録、各種同意書など、その種類と量は膨大です。
もし、これらの印刷やコピー、ファイリングを手作業で行っていたらどうなるでしょうか。
大切な職員の方々の時間は、利用者様へのケアではなく、事務作業に奪われてしまいます。
最新の複合機を導入すれば、この状況は一変します。
高速で書類を印刷しながら、同時にスキャンしてデータをクラウドへ自動保存。
紙とデジタルを一括で管理できるため、業務効率が劇的に向上します。 実際に複合機を入れ替えた施設からは、「記録の電子化と印刷コスト削減を同時に実現できた」という喜びの声が多数寄せられています。
複雑な介護保険請求も、もう怖くない
介護報酬の請求は、国保連へ毎月提出が必須です。しかし、帳票の様式は毎年のように変わり、対応を間違えれば「返戻（書類の差し戻し）」や「減算（報酬の減額）」といった経営リスクに直結します。
新しい様式にすぐ対応できる複合機は、もはや施設の生命線ともいえるでしょう。
さらに、便利な機能を活用すれば、日々の業務がもっと楽になります。
- 両面・2in1印刷： 用紙代を半分に節約。A3サイズの書類もA4に縮小すれば、ファイリングが格段に楽になります。
- IDカードコピー機能： 保険証や身分証の裏表を1枚の紙にまとめてコピー。利用者様の情報を正確に保管でき、コピーミスなどのヒューマンエラーを劇的に減らせます。
見落としがちなのが「印刷速度」です。例えば、印刷スピードが毎分30枚以上の機種を選ぶだけで、スタッフが印刷を待つ時間が短縮され、結果的に残業時間の削減にもつながるのです。
介護施設だからこそ！失敗しない複合機選びの4つのポイント
【ポイント1】夜間も安心！「静音性」と「コンパクトさ」
入所型の施設では、深夜にナースコールが鳴るような静かな環境で、急ぎの書類を印刷する場面もあります。そんな時、大きな作動音の複合機では、利用者様の眠りを妨げてしまうかもしれません。
- 静音モデル（騒音値55dB未満）： 深夜でも気兼ねなく使える静かな機種を選びましょう。
- 高速スリープ復帰（10秒以内）： 使いたい時にすぐ起動し、待ち時間なく印刷できます。
また、施設の通路やスタッフルームはスペースが限られています。
奥行き60cm・幅60cm前後のコンパクトなモデルなら、狭い場所にもすっきりと設置でき、レイアウト変更の際も移動が簡単です。
中古市場では、A3対応でも小型なSHARP「BP-60C26」などが、こうした理由から高い人気を誇っています。
【ポイント2】個人情報を守る「セキュリティ機能」
介護施設では、要介護度や病歴といった、特に慎重な扱いが求められる個人情報を取り扱います。
そのため、個人情報保護法やマイナンバー法への対応は必須です。
- ユーザー認証印刷： ICカードや暗証番号がなければ印刷できない設定にすれば、他の人が間違って書類を持って行ってしまうといった情報漏洩リスクを防げます。
- HDD自動消去機能： 複合機本体に残ったデータを自動で消去。廃棄時や入れ替え時の情報漏洩も心配ありません。
- 安全な無線LAN（WPA3対応）： スタッフが持つスマホやタブレットから、ナースステーションを離れずに安全に印刷指示を出せるようになり、業務がよりスムーズになります。
【ポイント3】多拠点での情報共有を可能にする「クラウド連携」
訪問介護ステーションやデイサービスなど、複数の拠点を運営する法人にとって、利用者情報のリアルタイム共有は重要な課題です。
「紙のファイルを車で拠点間に運んでいる…」なんてことはありませんか？
複合機のクラウド連携機能を使えば、そんな手間から解放されます。
スキャンした書類を「OneDrive」や「Google Drive」といったクラウドサービスに直接アップロード。
本部や別の拠点のケアマネジャーが、即座に内容を確認できるようになります。
特にSHARP独自の「Synappx Scan」は、ボタン一つで「2024年」→「〇〇様」→「ケア記録」といったフォルダを自動で作成し、ファイル名まで付けてくれる優れもの。
面倒なファイル整理の手間がなくなり、誰でも簡単・正確にデータを保管できます。
【コスト徹底比較】新品 vs リース vs 中古、施設に最適なのは？
初期投資とランニングコスト、それぞれの特徴
複合機の導入方法は主に3つ。それぞれにメリット・デメリットがあります。
| 新品購入 | リース契約 | 中古購入 | |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 高額 | 少ない | 安い（新品の3～5割） |
| 契約の自由度 | 自由 | 途中解約不可・金利負担あり | 自由度が高い |
| 注意点 | 多額の初期投資が必要 | 契約期間（5～7年）に縛られる | 保守契約の内容を要確認 |
| おすすめの施設 | 減価償却メリットを活かしたい法人 | 初期費用を抑えたいが新品が良い施設 | コストを最優先で抑えたい施設 |
ここで注意したいのが、「本体は安いのに、印刷代（カウンター料金）が高い」という落とし穴です。月々のコストを最適化するためには、複数社の見積もりを比較検討することが鉄則です。
月々の費用を決める「カウンター料金」の仕組み
カウンター料金は、印刷1枚あたりの単価で、主に以下の要素で決まります。
- 印刷速度： 高速な機種ほど部品が多く、保守費用は高くなる傾向があります。しかし、月3万枚以上など大量に印刷する大規模施設では、逆に1枚あたりの単価が安くなることもあります。
- カラー印刷の割合： レクリエーションの案内などでカラー印刷が多い施設は、トナーの容量や価格もしっかりチェックしましょう。SHARPのBPシリーズはトナーの交換サイクルが長く、カラー1枚12円前後という低コストを実現した事例もあります。
中古機を選ぶ際も、同じ性能クラスで最も大容量のトナーが使えるモデルを選ぶのが、ランニングコストを抑えるコツです。
なぜ「中古複合機」が介護施設のコスト削減に最適なのか
「中古って、すぐに壊れたりしないの？」と不安に思う方もいるかもしれません。
しかし、ご安心ください。
オフィスエコが取り扱うSHARPの中古複合機は、リースアップ品が中心。
総印刷枚数も10万枚以内と、まだまだ元気な優良個体ばかりです。
介護施設の平均的な年間印刷枚数は約18万枚（当社調査）ですが、SHARPの主力機種（BP-60C31クラス）の耐久枚数は300万枚以上。つまり、まだまだ十分すぎるほどの寿命が残っているのです。
さらに、私たちは全機種に100項目以上のプロによる整備を行い、消耗品を新品に交換してから出荷。
新品同様の品質をお約束します。本体価格を大幅に抑えられた分、介護ソフトの導入や他のDX（デジタルトランスフォーメーション）投資に予算を回せることも、中古を選ぶ大きなメリットです。
介護施設におすすめ！中古SHARP複合機ラインナップ
【高機能モデル】BP-60C31：高速フルカラーとクラウド連携で業務を革新
レクリエーション用のポスターも鮮やかに印刷できる高画質が魅力。
スキャンした手書きのケア記録から文字を読み取り、検索可能なPDFとして保存できるOCR機能は、「あの記録どこだっけ？」という探す手間をなくし、確認作業の効率を劇的に改善します。
大型タッチパネルは角度を90度まで変えられ、座ったままでも操作しやすいと現場で好評です。
【高耐久モデル】MX-3650FN：イベント活用や大量印刷もおまかせ
月間最大12万枚の印刷に耐える頑丈な設計が特徴。
敬老の日やクリスマス会のポスター、写真付きの台紙など、厚紙へのカラー印刷もお手の物です。
オプションのフィニッシャーを付ければ、パンフレットのホチキス留めや中とじ製本も可能に。印刷物の外注コストと時間を削減できます。
【コンパクトモデル】BP-60C26：小規模施設にぴったりの省スペース機
幅560mm×奥行600mmのコンパクトボディで、デイサービスやグループホームに最適。
省エネ性能もトップクラスで、深夜帯の電気代も抑えられます。保険証などのカード類を連続でコピーしても紙詰まりしにくい高耐久ローラーを標準搭載し、職員の「やり直し」の手間を減らします。
失敗しない中古複合機選びのための最終チェックリスト
- □ 月間の印刷枚数を把握していますか？
まずは白黒・カラーそれぞれ何枚印刷しているか確認し、施設の規模に合った速度の機種を選びましょう。事務室にメインの高速機、リハビリ室に小型機といった「階層別配置」も移動時間を減らすのに有効です。 - □ 保守契約の内容を確認しましたか？
「フルメンテナンス契約（部品代・技術料込み）」を選びましょう。万一の故障時も代替機を無償で貸し出す「安心パック」があれば、請求業務が止まる心配もありません。 - □ 設置場所と搬入経路をチェックしましたか？
「エレベーターに入らない」「床が重さに耐えられない」といった当日トラブルを防ぐため、事前の下見は不可欠です。オフィスエコでは、搬入経路の確認や必要な電気工事まで、見積書に明記するので追加費用の心配はありません。
【導入事例】年間90万円のコスト削減！空いたスペースはサービス向上に活用
【導入前の課題】年間156万円の印刷コストに悩む
介護付有料老人ホームA社様は、リース複合機のカウンター料金が月13万円に達し、経営を圧迫していました。「1年で30%以上のコスト削減」を目標に、中古SHARP複合機への入れ替えを検討されました。
【導入プロセス】印刷状況の分析と現場に合わせたサポート
当社の無料診断で印刷状況を分析したところ、カラー印刷の比率が高いことが判明。
そこで、一部の文書を自動でモノクロ印刷する設定や、FAXの電子化などを提案。導入時には、ITが苦手な職員の方でも分かりやすい操作マニュアルを用意し、スムーズな移行をサポートしました。
【導入後の成果】目標を大幅に上回る42%のコスト削減を達成！
導入後、月々のカウンター費用は13万円から8.7万円へと大幅に減少。
年間では約90万円もの経費を圧縮できる見込みです。さらに、スキャンによるペーパーレス化で不要になった書類棚16台分のスペースを、リハビリ機器コーナーとして有効活用。 コスト削減だけでなく、施設のサービス価値向上にもつながりました。
オフィスエコが介護施設に選ばれる3つの理由
- プロによる徹底整備と30日間保証で、中古でも安心
専門技術者が消耗の激しい部品をすべて新品に交換し、厳しい検査をクリアした機体だけをお届けします。納品後30日間の無償保証付きで、中古機への不安を解消します。 - 累計10万台以上の実績に基づく、介護施設特化の提案力
これまでの豊富な導入実績から、施設の規模や業務内容に合わせた最適な一台をご提案。コスト削減のサポートをさせて頂きます。 - 今すぐコスト削減効果がわかる無料診断
お電話でお問合せ頂ければ、ご規模の機種や印刷枚数をヒアリングし、概算コストをすぐにシミュレーション。あなたの施設でどれだけコストを削減できるか、まずはお気軽にお試しください。
まとめ：賢い複合機選びで、「紙業務ゼロ」への第一歩を
介護の現場は、利用者様へのケア、法令対応、ご家族との連携など、多岐にわたる業務で常に時間に追われています。中古のSHARP複合機を賢く導入することは、単なる経費削減ではありません。
書類を探す時間や事務作業の手間をなくし、スタッフが本来最も大切にすべき「ケア業務」に集中できる環境を整えるための、未来への投資です。
オフィスエコは、静かで、省スペースで、セキュリティも万全な、介護施設に最適な中古複合機を厳選して取り揃えています。
まずは「無料診断フォーム」で現在のコストをチェックし、「紙業務ゼロ」に向けた改革の第一歩を踏み出してみませんか？
