【複合機 プリンター 違い】で失敗しない！コストと機能で選ぶ、あなたに最適な一台はコレ！

更新日：2025.06.05

「複合機とプリンター、何がどう違うの？」「うちのオフィスにはどっちが合っているんだろう？」
そんな疑問をお持ちではありませんか？
どちらも印刷できる機械ですが、機能やコスト、得意なことには大きな違いがあります。

この記事では、複合機とプリンターの基本的な違いから、印刷品質、コスト、選び方の基準まで、あらゆる角度から徹底比較。あなたのオフィスに最適な一台を見つけるお手伝いをします。

複合機とプリンターの基本的な違いとは？

まず、複合機とプリンターがそれぞれどのような機器なのか、基本的な定義から見ていきましょう。

複合機（MFP：MultiFunction Peripheralの略） は、その名の通り、コピー、スキャン、FAX、プリンターといった複数の機能を一台に集約した、主にビジネス向けの多機能な事務機器です。

一方、プリンターは、パソコンなどで作成したデータを紙に印刷することに特化した「印刷専用機」と考えると分かりやすいでしょう。

一番わかりやすい見分け方は「スキャナー機能の有無」です。
多くのメーカーの解説でも、スキャナー機能があるかないかが、複合機とプリンターを最も簡単に見分ける方法として紹介されています。

• プリンター: スキャナー非搭載。印刷機能のみのため、比較的安価に導入できます。しかし、業務内容が拡大し、コピーやスキャンが必要になった場合は、別途コピー機やスキャナーを追加購入する必要が出てきます。
  
  
• 複合機: スキャナー搭載。一台で印刷、コピー、スキャン、FAX（機種による）など、オフィスの様々な業務をこなせます。導入コストはプリンターより高めになる傾向がありますが、設置スペースを一台分に抑えられ、社内文書の電子化（ペーパーレス化）やFAXの送受信管理まで一元的に行えるのが大きなメリットです。

印刷品質と速度の比較：あなたの求めるレベルは？

次に、印刷物のクオリティやスピードについて比較してみましょう。

• プリンター:
  • 印刷方式: 個人用途や小規模オフィス向けでは、インクジェット方式が主流です。
  • 特徴: 写真のような高画質な印刷や、様々な種類の用紙（光沢紙、厚紙など）に対応できる柔軟性が強みです。
    
    
• 複合機:
  • 印刷方式: オフィス向けでは、レーザー方式が主流です。
  • 特徴: 高速印刷に優れており、一般的なオフィス向けモデルでは毎分30～60枚以上の連続印刷を安定して行えます。大量の資料を短時間で印刷する必要がある部署では、レーザープリンター単体よりも、結果的に1枚あたりのトナーコストが低く抑えられるというデータもあります。

大量印刷のスピードとコスト効率を重視するなら複合機、写真画質や多彩な用紙への対応を求めるならプリンター、という傾向があります。

コストの比較：導入費・運用費・保守費で見る違い

機器を選ぶ上で最も気になるのがコスト面でしょう。初期費用だけでなく、長期的な運用コストも考慮することが重要です。

本体価格・リース契約の違い

• プリンター:
  • 導入: 本体価格が比較的安く、買い切りでの購入が一般的です。
  • 注意点: 初期費用は抑えられますが、3～5年程度で故障した場合、買い替え費用が都度発生するため、長期的に見ると総コストが想定より高くなる可能性があります。
    
    
• 複合機:
  • 導入: 法人向けの場合、購入以外にリース契約やレンタル契約が一般的です。リース契約では、月額料金に保守契約が含まれることが多く、毎月のキャッシュフローを安定させやすいメリットがあります。
  • メリット: 初期投資は大きいものの、印刷・コピー・スキャンといった複数の作業をトータルで見た「1ジョブあたりのコスト」で考えると、結果的に総費用を抑制できるケースが多く報告されています。

トナー・インク・保守費用（ランニングコスト）

印刷コストに大きく関わるのが、トナーやインクといった消耗品です。

• プリンター:
  • 消耗品: 主にインクカートリッジを使用します。本体価格が安い分、1枚あたりのインクコストは高めになる傾向があります。
  • 保守: 基本的に故障時の修理は都度有償となるか、限定的な保証期間のみとなります。
    
    
• 複合機:
  • 消耗品: 主にトナーカートリッジを使用します。レーザー方式のトナーは、1枚あたりの印刷コストが安定しており、特に大量印刷するほどインクジェットに比べてコストメリットが出やすくなります。
  • 保守: 多くの複合機では、カウンター保守契約を結びます。これは印刷枚数に応じて料金が発生し、その料金内にトナー代や部品交換費用、出張修理費用などが含まれる仕組みです。これにより、トナー交換や万が一の故障時の部品交換などをメーカーや販売店に任せられ、専門知識がないスタッフでも安心して運用でき、人件費といった「見えないコスト」の削減にも繋がります。

【節約術】中古複合機でコストを最小限に抑える方法

「複合機の多機能性は魅力だけど、やっぱり導入コストが…」と悩む方もいるでしょう。
そんな時、賢い選択肢となるのが「中古複合機」の活用です。

特に、リース契約が満了した「リースアップ品」は狙い目です。

• 初期投資の大幅削減: 新品に比べて、最大で80％も初期費用を削減できるケースがあります。
  
  
• 新品同様のランニングコスト: トナーやドラム（感光体ユニット）といった主要な消耗部品が新品に交換されている高品質な中古機を選べば、ランニングコストは新品とほぼ変わらない水準で運用可能です。

私たちオフィスエコでは、信頼性の高いSHARP製A3カラー複合機を中心に、総印刷枚数が10万枚以下の良質な中古在庫のみを厳選。導入コストの削減と、導入後の安定した運用を両立するお手伝いをしています。

目的・規模別に見る！あなたに最適なのはプリンター？複合機？

では、具体的にどのようなオフィス環境や業務内容に、プリンターと複合機のどちらが適しているのでしょうか？

SOHO・個人事業主には「プリンター」がおすすめなケース

• 印刷枚数の目安: 日常的な印刷枚数が月に300枚未満の場合。
• 重視するポイント:
  • 導入コストを抑えたい。
  • Wi-Fi対応で手軽に印刷したい。
  • 写真印刷や宛名ラベル印刷など、多品種・少量の印刷がメイン。

このような場合は、コンパクトで経済的なインクジェットプリンターが適しているでしょう。

成長中の中小企業には「複合機」をおすすめする理由

• 印刷枚数の目安: 月の印刷枚数が1000枚を超え始めた場合。
• 直面しやすい課題:
  • プリンターの耐久性が心配になってきた。
  • インク代やトナー代が高く感じるようになった。
  • コピーやスキャン業務が増えてきた。
    
    
• 複合機のメリット:
  • 業務効率化: FAX受信データを自動でPDF化し、指定の共有フォルダへ振り分ける。スキャンデータを使った承認フローを電子化して時間短縮。これらはバックオフィス業務の人件費圧縮に直結します。
  • 耐久性とコスト: 大量印刷にも耐えうる耐久性と、枚数が増えるほど割安になるトナー単価が魅力です。

プリンターと複合機の「ハイブリッド運用」という選択肢

必ずしもどちらか一方を選ぶ必要はありません。

例えば、デザイン部門などカラー印刷の品質や頻度が高い部署には高画質なインクジェットプリンターを設置し、その他の基幹業務（書類印刷、コピー、スキャン、FAX）はモノクロ複合機に集約するといった「拠点内での使い分け」もコスト削減に有効です。

複合機のスキャナーで取り込んだデータをOCR処理（文字認識）して編集可能な電子データにし、プリンター側では必要な部数だけを高速で印刷する、といった連携も可能です。

業務フローとセキュリティの観点から見る違い

現代のオフィスでは、業務効率化と情報セキュリティ対策が不可欠です。

• 複合機:
  • ワークフロー自動化: 原稿データを内蔵HDDに蓄積し、定型的な業務フローを自動化できます。
  • セキュリティ: 原稿データをクラウドストレージに安全に保存しつつ、印刷時にはICカード認証やパスワード認証を行うことで、機密文書の不正な持ち出しや印刷ミスによる情報漏えいリスクを最小限に抑えられます。
    
    
• プリンター:
  • セキュリティ: 一部の高機能プリンターには、認証印刷などのセキュリティ機能が搭載されています。
  • 限界: しかし、スキャンからデータ配信、印刷までを一元的に管理し、高度なセキュリティとワークフロー連携を実現する設計は、やはり複合機の方が優れています。

テレワーク拡大とクラウド連携

テレワークが普及する中で、クラウドサービスとの連携機能も重要度を増しています。

• 複合機のクラウド連携:
  • 取り置き印刷: テレワーク中に自宅や外出先から社内の複合機へ印刷ジョブを送信予約し、出社時にまとめてICカード認証などで出力する機能です。これにより、不要な印刷（ペーパーロス）を削減し、印刷物の放置による情報漏えいリスクも軽減できます。
    
    
  • 具体例: SHARPのBPシリーズ複合機なら、Microsoft 365やGoogle Workspaceといった主要なクラウドサービスとの連携アドオンが用意されており、簡単にセキュアなプリント環境を構築できます。

プリンターから複合機へ！切り替えを検討すべき5つのサイン

現在プリンターをお使いのオフィスで、以下のような状況が見られたら、複合機への切り替えを検討するタイミングかもしれません。

1. 月間印刷枚数の急増:
   社内報、会議資料、納品書、請求書といった定型書類の印刷枚数が月間1000枚を超えるようになった。
   
   
2. 紙文書の電子化ニーズ拡大:
   取引先から電子契約やPDF形式での資料納品を求められるケースが増えてきた。手作業でのスキャンに時間がかかっている。
   → 自動両面スキャン機能付きの複合機なら、作業時間を大幅に短縮できます。
   
   
3. コピー・スキャン・FAXの使用頻度増加:
   印刷だけでなく、コピーやスキャン、FAXの利用が増え、その都度別の機器を使ったり、コンビニに走ったりしている。
   
   
4. セキュリティ対策の強化が必要:
   機密情報を含む書類の取り扱いが増え、印刷物の管理や情報漏えい対策に不安を感じている。
   
   
5. 補助金・助成金の活用を考えている:
   「IT導入補助金」や「ものづくり補助金」といった制度では、複合機も対象経費として認められる場合があります。
   （注意：中古機は対象外と誤解されがちですが、リースアップ品で最新ファームウェアが適用されているモデルであれば認定される事例もあります。申請前に必ず確認しましょう。）

中古複合機を選ぶべき5つの理由｜賢くコストを抑えて高機能を実現！

複合機のメリットは分かったけれど、新品は高価…そんな企業様には、中古複合機が最適な選択肢となります。

1. 初期投資を最大80％削減可能！:
   例えば、定価100万円前後の新品A3カラー複合機と同等性能の機種が、中古なら20万円台から導入できることも。大幅なコストダウンが実現します。
   
   
2. 最新OS・クラウドサービスにも対応:
   比較的年式の新しい機種だとmacOS SequoiaやWindows 11といった最新OSのドライバーにも正式対応しており、クラウド連携機能も問題なく利用できます。
   
   
3. 「リースアップ品＝高品質」の証明:
   リース契約満了後にすぐに入庫した「リースアップ品」は、定期的なメーカーメンテナンスを受けていたものが多く、整備履歴が明確です。
   さらに、ドラムや定着ユニットといった高額な消耗部品が交換済みの場合も多く、故障リスクが低く抑えられています。
   
   
4. 新品同等の充実した保守契約:
   オフィスエコでは、中古複合機であっても、メーカー認定のメンテナンスネットワークを活用した保守契約をご提供。トナー代、部品代、技術料（出張費・作業費）をすべて含んだカウンター保守契約により、突発的な修理費用が発生する心配なく、安心してご利用いただけます。
   
   
5. 導入までのスピードが圧倒的に早い！:
   新品の場合、メーカーの在庫状況によっては納品まで数週間～数ヶ月かかることも。
   中古複合機なら、最短3営業日での納品・設置が可能な場合もあります。
   すぐにテスト印刷を行い、業務をスタートできます。

【機種別比較】日本国内で流通する主な中古SHARP複合機シリーズ

オフィスエコがおすすめする、中古市場でも人気の高いSHARP製複合機の代表的なシリーズをご紹介します。

• BPシリーズ（2023年～現行モデル系統）:
  • 特徴: 最新のSoC（System-on-a-Chip）搭載による高速なユーザーインターフェース、標準装備のOCRスキャン機能、強化されたクラウド連携機能が魅力。
    比較的新しいモデルのため、中古市場では高年式・低カウンターの良品が見つかる可能性があります。
    
    
• MXシリーズ（主に2017年～2022年モデル）:
  • 特徴: コストパフォーマンスに優れたシリーズ。A3両面ADF（自動原稿送り装置）を標準装備し、カラー印刷も月間1000枚あたり3000円程度（カウンター料金目安）で運用可能なモデルも。バランスの取れた人気機種です。
    
    
• 小型A4複合機 DXシリーズなど:
  • 特徴: 幅約56cmといったコンパクトな筐体で、デスクサイドや棚下など限られたスペースにも設置しやすいモデル。USBメモリからのダイレクト印刷など、SOHOや小規模オフィス環境で便利な機能を搭載しています。

※上記は代表的なシリーズであり、詳細な機能や年式は個々のモデルによって異なります。

まとめ：複合機とプリンターの違いを理解して、賢くコスト削減と業務効率アップを！

複合機とプリンターは、「スキャナー機能の有無」「対応できる業務範囲の広さ」「コスト構造」で明確な違いがあります。

• プリンター: 印刷がメインで、コストを抑えたい小規模オフィスや個人事業主向け。
• 複合機: 印刷、コピー、スキャン、FAXなど多機能で、業務効率化やペーパーレス化を目指す企業、印刷枚数が多い企業向け。

月間の印刷量が増えたり、業務フローが複雑化したりするほど、複合機の導入による投資対効果は高まります。
そして、導入コストを抑えつつ最新世代に近い機能を手に入れたいなら、「中古のリースアップ複合機」が非常に賢い選択です。

私たちオフィスエコは、SHARP製中古複合機の専門家です。経験豊富な整備士による徹底した点検と安心の保証が付いた高品質な中古複合機を多数ラインナップ。
お客様の現在の業務規模、月間印刷枚数、そして将来の事業拡大まで見据えた最適な一台と、運用プランをご提案いたします。

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