複合機選びで失敗しない！比較のポイントとコスト削減の秘訣【専門家が解説】

更新日：2025.05.23

オフィスの複合機選びは、単なる機器の購入ではありません。業務の効率やコストに直接関わる、大切な経営判断のひとつです。

しかし、「複合機 比較」と検索すると、リース会社のサイト、価格比較サイト、メーカー公式サイトなどがたくさん出てきて、「どこから見ればいいの？」と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

この記事では、複合機選びで迷わないために、

• 主要メーカーごとの特徴
• 新品・中古・リースの費用比較
• 契約方法ごとのメリット・デメリット
• 使い方に合わせたおすすめモデル

などを、わかりやすく解説します。

さらに、SHARP中古複合機専門の「オフィスエコ」が、導入を成功させるための具体的なステップもご紹介。この記事を読み終えれば、すぐに最適な複合機選びを始められます。

なぜ複合機の比較検討が重要なのか？解決できる課題とは

複合機を比較検討することで、多くの企業が抱える「コスト削減」「業務効率アップ」「セキュリティ強化」という3つの課題を解決に導くことができます。

• コスト削減： 本体価格だけでなく、トナーやドラムなどの消耗品、保守契約、電気代まで含めた「トータルコスト」を見なければ、本当にお得かはわかりません。
• 業務効率アップ： 印刷スピード、自動両面印刷、スキャンデータのクラウド共有など、日々の業務時間を短縮できる機能があるかどうかが重要です。
• セキュリティ強化： ICカード認証やデータの暗号化、利用履歴の管理機能があれば、情報漏洩のリスクを減らせます。

これらの課題をまとめて解決するために、この記事で紹介する比較ポイントをぜひ参考にしてください。

【メーカー別】複合機の特徴を比較！自社に合うのはどれ？

複合機メーカーは国内外に多数ありますが、オフィス向けでよく選ばれているのは、シャープ、キヤノン、リコー、富士フイルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス）、コニカミノルタ、京セラの6社です。

各メーカーは、印刷のきれいさ、壊れにくさ、ランニングコスト、連携できるソフトウェアなどで、それぞれ強みを持っています。単純にカタログの数字だけを比べても、どれが一番良いかは判断しにくいものです。

ここでは、主要メーカーごとの特徴や得意分野を整理し、あなたの会社の業種や印刷量に合ったメーカー選びをお手伝いします。

【注意！】価格だけで決めないで！
中古でどれだけ流通しているか、保守サポートが充実しているかも重要なポイントです。特に長く使う場合は、ソフトウェアの更新頻度や部品の供給期間も確認しましょう。

各メーカーの強み・弱みをチェック

• シャープ： コスパが高く、操作画面が使いやすい。カラー印刷が多い中小企業におすすめ。
• キヤノン： 写真やデザインを高画質で印刷したい場合に人気。画像処理技術に強み。
• リコー： 丈夫で壊れにくく、全国どこでもサポートを受けやすい。地方に拠点が多い企業に安心。
• 富士フイルム： 紙の書類とクラウドサービスをスムーズに連携できるアプリが豊富。ペーパーレス化を進めたいオフィスに最適。
• コニカミノルタ： 色の再現性が高く、プロ向けの印刷に近い品質を求める場合にも対応可能。
• 京セラ： ドラム（感光体）が長持ちするため、消耗品の交換頻度が少なく、ランニングコストを抑えやすい。

新品？中古？リース？ 複合機のコストを徹底比較

複合機導入で最も気になるのが「コスト」ですよね。選択肢は大きく分けて3つあります。

1. 新品購入：
   • メリット：最新機能が使える、メーカー保証が長い。
   • デメリット：初期費用が高い（100万円前後～）。
2. 中古購入：
   • メリット：初期費用を大幅に抑えられる（10～30万円程度）、月々の支払いがなくキャッシュフローに余裕ができる。
   • デメリット：保証期間が短い場合がある、最新機能ではない場合がある。
3. リース契約：
   • メリット：初期費用がほぼゼロ。
   • デメリット：契約期間中の総支払額は新品より高くなることが多い、基本的に途中解約できない。

ここでは、それぞれのメリット・デメリットに加え、会社の経理や税金面への影響も考慮し、長期的に見てどの方法が最もお得になるかを比較します。特に中小企業の場合、どのタイミングで費用が計上されるか（減価償却）を理解することが、資金繰り計画に役立ちます。

初期費用（イニシャルコスト）と維持費（ランニングコスト）の違い

• 初期費用： 複合機本体の価格、設置やネットワーク設定にかかる費用など、最初に一度だけかかるお金。
• 維持費： トナーやドラムなどの消耗品代、保守契約料（カウンター料金）、故障時の修理代、電気代など、使い続ける限りかかるお金。

新品は最初のうちは維持費が低い傾向がありますが、数年経つと保守料金が上がることがあります。中古は部品の消耗が進んでいるため、維持費がやや高くなる可能性がありますが、オフィスエコでは徹底的に整備した複合機を販売しているため、一般的な印刷量（月5,000枚以下）であれば、新品同様の安定した動作が期待できます。

維持費は印刷枚数やカラー印刷の割合で大きく変わるので、見積もりを取る際は、必ず自社の実際の印刷状況に近い条件でシミュレーションしてもらいましょう。

保守サポートと保証期間の違いに注意！

保証期間は、新品なら通常5年（オプションで延長可能）、リースも契約期間によりますが、中古の場合は販売店によって1ヶ月～2年と様々です。

保証内容をチェックする際は、「消耗品は対象外」「ドラムの保証は〇万枚まで」といった細かい条件を必ず確認し、後から追加費用が発生しないか見極めましょう。ソフトウェアの更新（ファームウェアアップデート）や遠隔での状態監視（リモート監視）の有無も、サポートの質に関わります。サポート窓口の対応時間や、休日対応の費用なども含めて比較することで、万が一のトラブル時も安心です。

【会社の規模・使い方別】おすすめ複合機スペック比較

「複合機 比較」といっても、会社の規模や使い方によって、重視すべきポイントは変わってきます。

• 少人数のオフィス： 設置スペースの小ささ、導入コストの安さ。
• 数十人～数百人規模のオフィス： ネットワークでの管理しやすさ、誰がどれだけ印刷したかわかる機能。
• 特定の業種：
  • 製造業：大量印刷に耐えられる丈夫さ。
  • デザイン・クリエイティブ系：色の再現性、高画質なスキャン機能。

ここでは、「SOHO・小規模」「中規模」「大規模・特殊用途」の3つのタイプに分けて、それぞれに最適なスペックの目安と、具体的なおすすめ機種をご紹介します。カタログの数字だけでなく、実際にオフィスで使っている場面を想像しながら読むと、導入後のミスマッチを防げます。

拠点が多い企業の場合は、サーバーなしで複合機同士を連携できるクラウド印刷機能に対応しているかも、重要な比較ポイントになります。

SOHO・小規模オフィス（～10名程度）におすすめの選び方

従業員10名未満のオフィスやスタートアップでは、月の印刷枚数がモノクロ1,000枚以下、カラー300枚以下といったケースが多いです。

• 印刷速度： 毎分20～25枚程度あれば十分。
• 重視する点： 起動の速さより、置き場所に困らないコンパクトさや、静かな動作音。
• コストを抑えるには： A4専用機や、トナー容量が小さい低価格な中古機が候補。FAXが不要ならさらに安くできます。

おすすめ例：SHARP MX-Cシリーズ（中古）
本体幅が約56cmと省スペース。スキャンデータを直接Google DriveやDropboxに保存できるアプリが標準搭載されており、パソコンやサーバーがなくてもクラウド連携できるため、リモートワークとの相性も抜群です。

中小企業（50～200名程度）におすすめの高コスパモデル

従業員50～200名規模になると、部署ごとに印刷ニーズが異なり、月間1万枚を超えることもあります。

• 印刷速度： 毎分30～45枚程度。
• 必要な機能： 標準で1,000枚以上セットできる用紙トレイ、誰が印刷したかICカードなどで認証する機能（コスト管理やセキュリティのため）。
• 人気の機種（中古）： SHARP MX-3650FNやキヤノン imageRUNNER ADVANCE C3520Fなど。導入コストを抑えつつ、きれいなカラー印刷が可能です。

【重要ポイント】カウンター料金に注目！
複合機本体の価格よりも、毎月かかるカウンター料金（1枚印刷するごとの料金）の方が、長期的なコストに大きく影響します。オフィスエコでは、業界最安値級のカウンター料金を実現しており、年間で数十万円ものコスト削減につながるケースもあります。浮いた費用を他の投資に回すことも可能です。

大量印刷・特殊な使い方（広告代理店、製造業など）におすすめのプレミアムモデル

広告代理店での色校正（プルーフ）や、製造現場での図面印刷など、月5万枚を超える大量印刷や特殊な用途には、高性能なモデルが必要です。

• 印刷速度： 毎分60枚以上。
• 必要な機能： 1,200dpi以上の高解像度、色の精度を高める機能（Fieryなど）、印刷後の仕分けやホチキス止めができる後処理装置（フィニッシャー）。
• コスト： 新品だと1,000万円クラスですが、中古なら300万円台から導入できる場合も。
• その他のチェックポイント： 色の濃さを自動で調整する機能、使い慣れた印刷管理ソフトとの連携しやすさ、用紙の種類に合わせた設定が簡単にできるかなど。

おすすめ例：SHARP BP-70Cシリーズ（中古）
デザインソフトでよく使われるAdobe PDF形式のデータを、変換せずにそのまま高精度で印刷できる機能を標準搭載しており、デザイン事務所などからも好評です。

失敗しない！複合機選びの最終チェックリスト

メーカーや価格帯がある程度絞れてきても、契約前に確認すべき点はたくさんあります。「うっかり見落として、導入後に困った…」とならないために、以下のチェックリストを活用しましょう。検討時間を短縮し、後悔を防ぐことができます。

【特に注意すべき点】

• カウンター契約： 基本料金に含まれる印刷枚数が、自社の平均印刷枚数と合っているか？ トナーが自動で届くサービスはあるか（運用が楽になるか）？
• リース契約： 残価設定（契約終了時の機器の価値）はどうなっているか？ 途中で解約する場合のペナルティは？
• IT担当者がいない場合： ソフトウェアの更新やパソコンの設定（ドライバ配布）は誰がやってくれるのか？ ベンダー（販売店）にしっかり確認しましょう。

ステップ1：現状を把握する ～印刷環境を見える化しよう～

まずは、社内にあるすべての複合機やプリンターについて、以下の情報をまとめましょう。

• 機種名
• 設置場所
• 月の印刷枚数（モノクロ・カラー別）
• トナーの在庫や交換頻度

このデータを表計算ソフトなどにまとめると、「この部署はよく印刷するな」「ここはあまり使われていないな」といった状況が見えてきます。機器の配置を見直したり、統合したりすることで、無駄をなくせるかもしれません。

さらに、「紙の書類をどれくらい電子化しているか」「クラウドストレージをどれくらい使っているか」なども把握すると、単なる機器の入れ替えだけでなく、業務全体の改善につなげられます。

この段階で、実際に複合機を使っている社員に「印刷が遅い」「よく紙詰まりする」といった不満がないかヒアリングしておくと、より的確な機種選びができます。

ステップ2：見積もりを取る ～比較しやすくするコツ～

複数の会社から見積もりを取るのが基本ですが、比較しやすくするために、以下の点を揃えて依頼しましょう。

• 希望する機種（または必要なスペック）
• 保守サポートの範囲
• 想定する月間印刷枚数（モノクロ・カラー別）
• 希望する契約期間
• 支払い方法

同じ条件で見積もりを依頼することで、カウンター料金に含まれる枚数や、トナーの届け方といった細かい条件の違いがわかりやすくなります。

価格だけでなく、提案内容に含まれるアフターサポートや、使い方トレーニングなどの内容も比較検討しましょう。

なぜ「SHARPの中古複合機」がおすすめなのか？ ３つのメリット

コストを抑えたい場合、中古複合機は有力な選択肢ですが、メーカーによって中古品の品質やサポート体制には差があります。SHARPの中古複合機がおすすめな理由は、大きく3つあります。

• 部品の供給が安定している： SHARPの複合機は、機種が違っても共通の部品を使っていることが多く、中古市場での流通量も豊富です。そのため、修理に必要な部品が手に入りやすく、長く安心して使えます。
• 操作が簡単で覚えやすい： 直感的なユーザーインターフェースなので、新しい機種に入れ替えても、社員がすぐに使い方を覚えられます。導入時の教育コストを抑えられます。
• 最新の働き方にも対応できる： クラウドサービスと連携できるアプリ「Synappx（シナプス）」シリーズなどが充実しており、中古機でも最新の業務プロセスに対応しやすいです。

ここでは、「コスト」「品質」「機能」の3つの観点から、SHARP中古複合機のメリットを詳しく解説します。

メリット①：圧倒的なコストパフォーマンスと低い故障率

SHARPの中古複合機は、同じクラスの**新品価格の約10～30％**で導入できます。さらに、主要部品である感光体ドラムが長持ちするように設計されており、故障しにくいのが特長です。

導入から5年間使った場合の総コスト（TCO）を試算すると、新品に比べて平均で33％ものコスト削減が期待できます。これは経営層にとっても大きな魅力であり、他の重要な投資に予算を回すことにもつながります。

メリット②：安心のセキュリティと便利なクラウド連携

複合機は社内ネットワークにつながるため、セキュリティ対策は必須です。SHARPの複合機は、国際的なセキュリティ基準（コモンクライテリア）の認証を取得している機種が多く、不正アクセスを防ぐ機能（ファイアウォール）や通信を暗号化する機能（TLS1.3）が標準で備わっています。

さらに、ICカードや顔認証による利用者制限機能を追加することも可能で、セキュリティレベルをより高めることができます。

また、Google WorkspaceやMicrosoft 365といったクラウドサービスと連携するアプリを使えば、スキャンしたデータを直接クラウドに保存したり、スマートフォンから印刷指示を送ったりすることが、追加の機器なしで簡単に行えます。

メリット③：オフィスエコ独自の徹底整備と充実のアフターサポート

オフィスエコでは、SHARPの認定資格を持つ技術者が、分解清掃、部品交換を行った上で、すべての基準をクリアした複合機だけをお客様にお届けしています。

納品時には、お客様のネットワーク環境に合わせた設定（ドライバー設定、スキャンデータの保存先設定、クラウド連携アプリの初期設定など）をサポート。使い方の説明もご用意しています。

導入後は、トナー残量が少なくなると自動で新しいトナーを発送。消耗品切れで業務が止まるのを防ぎます。

万が一トラブルが発生した際も、技術者が迅速に駆けつけられる体制を整えています。

まとめ：最適な複合機選びはオフィスエコにお任せください

この記事では、「複合機 比較」をテーマに、メーカーごとの特徴、コスト比較、選び方のポイント、そしてSHARP中古複合機のメリットまで、幅広く解説してきました。

大切なのは、単に安い機器を選ぶことではなく、会社の業務効率やセキュリティを高めながら、長期的な視点でトータルコスト（TCO）を最小限に抑えることです。

ご紹介したチェックリストや比較のポイントを活用すれば、複合機選びにかかる時間を大幅に短縮し、「こんなはずじゃなかった…」という失敗を防ぐことができます。

もし、
「どの機種が自社に合っているかわからない…」
「見積もりを比較するのが大変…」
と感じているなら、ぜひオフィスエコの無料コンサルティングをご利用ください。

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